A rotina dos escritórios de advocacia está cada vez mais instável pelo acúmulo de atividades diversas a serem realizadas ao mesmo tempo. Com as estratégias de produtividade para advogados certas, você pode superar esse desafio, cumprindo com eficácia todos os prazos e serviços.  

Nessa nova advocacia, mais habilidades são exigidas dos profissionais de direito que precisam estar atentos às novidades do mercado, principalmente sobre assuntos relacionados ao empreendedorismo jurídico. 

Com o acesso a essas informações, você estará preparado para estruturar seu fluxo de trabalho eficientemente, afastando fatores que podem reduzir seu desempenho. Atitudes que farão com que você se destaque no mercado. 

Neste artigo, vamos trazer dicas de organização e alternativas de ferramentas tecnológicas que podem ser aplicadas na rotina do seu escritório. Leia cada uma das sugestões com atenção para aprender mais sobre como se tornar um advogado mais produtivo. Acompanhe: 

Como ser produtivo na advocacia?

Quem nunca se sentiu exausto por estar sempre com muito serviço, correndo contra o tempo para entregar todas as demandas em dia? Essa é uma situação rotineira que acomete a maioria dos advogados. 

Falta de controle dos prazos, dificuldades no contato com o cliente e ausência de um planejamento financeiro estão entre as barreiras mais enfrentadas pelos escritórios de advocacia, deixando a rotina confusa e exaustiva. 

Para se livrar desses entraves, você pode aplicar técnicas e ferramentas para otimizar suas tarefas, possibilitando que sejam concluídas com sucesso, sem causar tantos desgastes. 

Porém sabemos que não é fácil manter a produtividade todos os dias, especialmente quando surgem imprevistos. Por isso, é importante identificar os desafios que mais afetam a rotina do seu escritório para traçar planos que possam solucioná-los. 

A seguir, destacamos as principais dificuldades que normalmente atingem muitos advogados durante a execução de tarefas no dia a dia. Confira: 

Quais são os principais desafios para advogados serem produtivos?

Na gestão de escritórios de advocacia, a regra é simples: só é possível aumentar a produtividade da sua equipe depois de avaliar quais são os entraves que estão dificultando a realização das tarefas. 

Uma análise detalhada dessas barreiras te ajudará a priorizar os pontos essenciais que precisam ser aperfeiçoados para uma rotina mais produtiva. Alguns deles são: 

1. Gestão de tempo

A atividade jurídica exige muita atenção por trabalhar diretamente com questões muito delicadas. Por isso, a grande parte dos advogados querem estar por dentro de tudo que acontece no seu escritório. 

Isso gera uma sobrecarga de tarefas simultâneas que deixam a rotina exaustiva, travando o fluxo de trabalho que fica centralizado em uma pessoa. Esse advogado acaba se dedicando exclusivamente à execução dos serviços, sem tempo, por exemplo, para estruturar seu negócio. 

Essa situação faz com que a gestão de tempo do seu escritório seja prejudicada, pois a distribuição de tarefas acaba ficando desigual entre a equipe e muitos imprevistos acontecem durante o cumprimento das atividades. 

2. Planejamento financeiro

Se a administração financeira do escritório de advocacia não for realizada de forma organizada, toda a equipe terá a sensação de que trabalha muito, mas que os resultados esperados nunca chegam. 

Nessas condições, será preciso lidar com a desmotivação dos profissionais que refletirá no modo com as tarefas serão executadas. O fluxo de trabalho poderá ficar comprometido, trazendo consequências como a falta de cumprimento dos prazos. 

3. Relacionamento com clientes 

Um advogado lotado de processos para finalizar nem sempre terá tempo para manter contato próximo e frequente com seus clientes. Vale lembrar que esse é um aspecto primordial para o sucesso de qualquer escritório de advocacia. 

Entretanto, pensar em estratégias de fidelização de clientes demanda tempo e advogados que vivem para “apagar incêndios” não conseguirão colocar em prática qualquer planejamento nesse sentido, mesmo que ele esteja bem estruturado. 

7 dicas sobre como melhorar um escritório de advocacia

Se o seu escritório de advocacia enfrenta os desafios que apresentamos acima, fique calmo! Hoje já existem estratégias que podem melhorar a produtividade de qualquer equipe de advocacia com facilidade e sem envolver gastos financeiros. 

Na sequência, vamos mostrar algumas dessas técnicas, explicando como aplicá-las no seu escritório jurídico. Se você deseja ter uma rotina mais produtiva, não deixe de conferir: 

1. Faça uma boa gestão do tempo

O cumprimento de prazos é um critério primordial para a rotina dos escritórios de advocacia e deve ser realizado rigorosamente. O atraso em uma demanda pode comprometer o fluxo de trabalho e provocar até mesmo a perda de um processo importante. 

O primeiro passo para evitar que esse problema aconteça é alinhar a equipe, distribuindo as tarefas de forma equilibrada. Assim, ninguém ficará sobrecarregado e todos conseguirão finalizar os serviços em dia. 

Nós da Freelaw já fizemos um vídeo sobre esse assunto com várias estratégias que vão aprimorar a delegação de tarefas na sua equipe de advocacia. Para saber mais, assista: 

2. Combata a procrastinação

Outro ponto que você precisa ter atenção é se existem interferências que estão atrapalhando o seu foco na realização das atividades. Ser multitarefa faz com que você pule de um serviço a outro, chegando ao final do dia sem concluir nada. 

Estabeleça metas que precisam ser concluídas e trace prioridades entre elas, para que você mantenha a sua concentração primeiramente nas mais importantes. 

Você pode usar a metodologia Pomodoro para ficar mais centrado. Ela consiste em trabalhar por quatro ciclos de 25 minutos com foco total, tirando 5 minutos para descansar entre eles. Após o quarto bloco, a pausa será de 30 minutos. 

Além disso, evite que os dispositivos móveis estejam no seu campo de visão ao fazer os serviços. Eles podem te distrair, por isso deixe as notificações silenciadas e estabeleça um horário para ler mensagens e responder e-mails. 

3. Defina um planejamento

Você vai ficar perdido em meio a tantos trabalhos se não anotá-los em uma agenda ou em apps de celular. No início da semana, reserve um tempo para registrar tudo o que deve ser feito e todos os dias leia essas anotações. 

É importante que você também anote todos os detalhes referentes às atividades, incluindo data e horário para eventos agendados. Quanto mais visual for seus registros, mais fácil será se lembrar do que precisa ser concluído. 

4. Priorize atividades

Serviços jurídicos são muito sérios, por isso você tem a sensação de que tudo é importante. Entretanto, mesmo que sejam cruciais, nem todos precisam ser realizados com urgência. 

Ao fazer o seu planejamento, crie uma hierarquia entre as atividades que precisam ser realizadas. Assim, você se concentra naquilo que é mais relevante para aquele momento, sem perder tempo com tarefas que podem ser feitas posteriormente. 

Para classificar as atividades em uma escala de prioridade, você pode usar a matriz de Eisenhower. Ela serve para medir o grau de importância e urgência das tarefas, estabelecendo uma hierarquia entre elas. O passo a passo de como aplicar essa técnica também foi explicado no vídeo apresentado no tópico 1 desta seção. 

5. Respeite os fluxos de trabalho

Depois de estabelecer um cronograma de execução das atividades, não atropele o que está no planejamento. Siga a ordem das tarefas listadas, concentrando-se em uma por vez. 

De nada adiantará metas bem determinadas no papel, se você não mantém o foco ao executá-las. Ao criar a lista de tarefas, estabeleça ciclos de tempo maiores para realizar cada serviço, pois imprevistos acontecem e é bom que você esteja preparado para eles. 

6. Utilize a tecnologia a seu favor

Fazer a organização do seu escritório de advocacia manualmente pode realmente demandar bastante tempo. Hoje, já existem muitas plataformas e aplicativos digitais que podem facilitar o planejamento das atividades jurídicas de forma prática. 

Aproveite essas ferramentas para otimizar seu trabalho, restando mais tempo para você executar outros afazeres. Esses recursos são ideais para fazer o atendimento ao cliente, a gestão financeira, o controle de prazos, entre outros processos. 

7. Crie e valorize momentos de descontração e lazer para a equipe

A motivação no ambiente de trabalho não é estimulada apenas pelo alinhamento da equipe quanto às tarefas a serem realizadas. É preciso gerar contato entre os colaboradores, proporcionando momentos de descanso no próprio escritório. 

Esses intervalos de descontração e lazer são importantes para retirar a preocupação com a sobrecarrega de serviços, aliviando a mente dos profissionais. 

Além de cuidar da saúde mental, eles são fundamentais para aumentar o rendimento da equipe, afinal uma pessoa relaxada fica bem mais disposta a produzir do que quem está imerso nos problemas a serem resolvidos. 

Quais ferramentas os advogados utilizam para serem mais produtivos?

Seu escritório de advocacia pode ser ainda mais inovador e produtivo com o uso das ferramentas digitais. Elas vão trazer praticidade e organização ao exercício jurídico, orientando o fluxo de trabalho e diminuindo a sobrecarga de serviços.

A seguir, trouxemos uma lista com quatro opções de ferramentas digitais gratuitas para advogados que podem transformar a sua rotina. Acompanhe: 

1. Slack 

Com o Slack, sua equipe pode centralizar todas as mensagens e documentos relacionados aos serviços em uma única plataforma. Ele possui versões para usar no desktop e no celular. 

Além disso, essa ferramenta também oferece a possibilidade de abrir salas de bate-papo entre os integrantes, de modo particular ou em grupo, para a troca de informações.

2. Google Drive 

No Google Drive, é possível armazenar arquivos de diferentes formatos na nuvem. Ele é um serviço gratuito do Google que você conseguirá usar se tiver acesso a um e-mail do Gmail. 

Uma das vantagens dessa ferramenta é a possibilidade de organizar os documentos em pastas, facilitando a identificação. Ele também permite que os dados sejam compartilhados com uma equipe, que poderá até editar um mesmo documento. 

3. Trello 

As utilidades do Trello são diversas, mas seu grande benefício para os escritórios de advocacia é organizar o fluxo de trabalho em quadros. Assim, você pode criar a ordem de prioridade entre as tarefas de forma bem visual.   

Para isso, use a metodologia Kanban que classifica as atividades em três blocos: “a fazer”, “fazendo” e “feito”. O Trello ainda permite atribuir uma tarefa a um membro específico da equipe, fazendo a menção do usuário no quadro determinado. 

4. Franz

Às vezes, ficamos confusos com tantas abas abertas no navegador de internet. Com o Franz, você pode reunir todas as páginas importantes para a execução do seu trabalho em um único espaço. 

Então, toda vez que você quiser acessar uma dessas ferramentas, basta clicar no atalho de teclado específico para que ela seja aberta. 

Quais os aplicativos de escritórios mais conhecidos?

Os smartphones realmente revolucionaram o nosso dia a dia, porque permitiram a realização de atividades variadas em qualquer lugar. Com os escritórios de advocacia, essa situação não foi diferente. 

Hoje, existem aplicativos gratuitos para advogados focados em melhorar a gestão e a qualidade do seu trabalho de forma bem prática. Na sequência, confira cinco opções que você pode usar na sua rotina jurídica: 

1. Canva 

Os advogados online estão sempre criando peças gráficas para fazer seu marketing digital nas páginas do seu escritório. No Canva, é possível criar essas artes com facilidade por meio de templates prontos. 

Os modelos disponibilizados são diversos e vão de apresentações em slides até exemplos de posts para as redes sociais. O interessante é que você não precisa ser nenhum designer para usar esse aplicativo.

2. Astrea

Para uma gestão completa do seu escritório de advocacia, você pode contar com os recursos oferecidos pelo Astrea. Nesse aplicativo, será possível fazer a gestão dos serviços jurídicos em andamento e também controlar os prazos processuais.  

3. Legal Cloud 

Se o problema do seu escritório de advocacia é em relação ao acompanhamento dos prazos de cada processo em execução, então não deixe de fazer o download do Legal Cloud. 

Ele funciona como uma calculadora jurídica para que você não atrase na entrega dos serviços. Entre as ferramentas desse software está a possibilidade de lançar as datas de publicação dos trabalhos e anotar informações importantes de cada projeto. 

4. Clicksign 

Assinar documentos ficou ainda fácil com a ferramenta Clicksign. Com ele, você não precisa perder tempo se deslocando até cada cliente. 

Basta enviar o arquivo pelas plataformas digitais e ele poderá fazer a assinatura eletrônica de forma online e com segurança. Ainda reduz gastos com menos impressão de documentos.  

5. Quoteroller

Se você tem dificuldades de acompanhar as propostas comerciais enviadas para seus clientes, resolva isso com a implantação do Quoteroller no seu escritório. 

Ele serve com um panorama dos contatos que você faz com os clientes, mostrando as propostas em andamento, contratos fechados e outras funcionalidades que vão atrair mais pessoas para a sua empresa. 

Como manter a produtividade na advocacia home office?

Se nos escritórios físicos já existem muitos desafios para manter a concentração na rotina diária, imagine quantas não são as interferências que existem para um advogado online que atua em home office? 

Certamente, essa não é uma tarefa fácil, mas isso é possível sim! Para isso, vamos trazer estratégias de advocacia home office que podem ser aplicadas para você ter foco e ser ainda mais produtivo. São elas: 

• Estabeleça a distribuição de tarefas de forma pontual: não deixe a sua equipe atuar de forma aleatória. Atribua responsabilidades bem detalhadas para cada integrante e mantenha um canal de comunicação digital, como o Slack, para manter o alinhamento entre o grupo; 
• Defina os processos da sua empresa: fica bem mais fácil trabalhar quando todas as pessoas do seu escritório de advocacia já sabem o fluxo de trabalho por completo. Aproveite as plataformas digitais, por exemplo, o Trello, para fazer essa gestão com muita clareza; 
• Mantenha o alinhamento da equipe: o trabalho só será feito de forma eficaz quando todos sabem para onde estão indo. Trace os objetivos para cada equipe e defina indicadores para acompanhar se eles estão sendo cumpridos. 

De que forma a Freelaw pode ajudar advogados a serem produtivos?

Uma das formas que você pode aumentar a produtividade do seu escritório de advocacia, eliminando tarefas que o fazem ficar sobrecarregado, é contratando outros advogados para atender a demandas específicas. 

Na plataforma da Freelaw, você pode estabelecer parcerias jurídicas com muito mais segurança, encontrando profissionais qualificados para te ajudar a cumprir seus processos com eficácia e dentro do prazo.

Ficou interessado em ter uma equipe jurídica com advogados experientes e especializados? Na seção abaixo, aprenda a fazer essa contratação online na Freelaw: 

Contratação de advogados por demanda

Você precisa fazer um cadastro na plataforma da Freelaw como contratante de serviços para começar a fazer parcerias jurídicas. Além das informações básicas do seu escritório, forneça detalhes de todas as suas preferências quanto aos serviços. 

Também é possível acrescentar modelos de documentos para que sua solicitação seja atendida de forma adequada dentro do padrão que você já aplica na sua prestação de serviços. 

Os advogados contratados terão acesso a todos esses dados fornecidos para que sua experiência na Freelaw seja a mais personalizada possível. 

Logo após, lance uma solicitação de serviço na plataforma, dando todas as orientações importantes sobre ele. Depois é só aguardar um pouco que encontraremos o profissional mais capacitado e experiente para atendê-la. 

Esse passo a passo de contratação na Freelaw também está explicado no vídeo a seguir:

Conclusão 

Vale ressaltar que nem todos os escritórios conseguirão aplicar todas as estratégias que apresentamos acima. Mas escolha as técnicas que mais combinam com a sua realidade e aplique no dia a dia para ter uma rotina produtiva!

Você ainda pode aprender mais sobre o assunto, baixando o nosso mapa gratuito “Cumpra seus prazos com eficiência”. 

A Freelaw está sempre atenta às novidades do universo jurídico para trazer as melhores técnicas e dicas até você com o objetivo de transformar a gestão do seu escritório de advocacia.