Uma planilha para advogados bem elaborada tem a capacidade de manter fluxos de trabalho mais estruturados e ainda permitir a avaliação do desempenho do seu negócio com mais facilidade. 

A maior parte dos advogados não gostam ou não têm habilidades para lidar com processos que envolvem números. Por isso menosprezam os resultados que podem ser alcançados por seu escritório com o simples uso de uma planilha para advogados eletrônica. 

Essa ferramenta de baixo custo e muito eficiente pode ser a solução para os desafios que você, profissional do direito, enfrenta hoje na gestão jurídica da sua empresa. 

O trabalho da advocacia é bem minucioso e problemas, como a perda dos prazos de entrega ou a desorganização dos processos, podem impactar de forma negativa na imagem do seu escritório. Situação que você provavelmente não gostaria que acontecesse!

Por isso, não deixe de ler este artigo, no qual mostraremos como utilizar as planilhas na rotina da sua empresa de modo a obter processos mais otimizados e bem mais eficientes e satisfatórios. 

Então, fique até o final desse texto e aprenda de uma vez por todas a resolver os seus problemas de forma simples e descomplicada com o uso desse recurso! Confira: 

Por que as planilhas jurídicas de gestão são essenciais para a advocacia? 

A falta de habilidade em lidar com uma ferramenta tão simples, como as planilhas, na gestão dos escritórios de advocacia pode fazer com que os profissionais desse ramo tenham uma postura equivocada em relação aos recursos tecnológicos. 

Em consequência, eles acabam tomando decisões precipitadas que provocam efeitos como: 

• gastar na contratação de softwares para advogados que não são fundamentais; 
• continuar com problemas básicos na gestão da empresa, envolvendo a cultura, os colaboradores e os processos internos;
• não conhecer as métricas do escritório para avaliar as melhorias que são necessárias;
• buscar soluções “mega” tecnológicas para problemas que podem ser resolvidos de forma simples. 

Portanto, se você almeja o crescimento do seu negócio é preciso dominar esses recursos que vão permitir decisões mais concretas – com base nos dados coletados – e garantir que seus clientes fiquem satisfeitos com os serviços prestados. 

Por mais que a rotina dos advogados seja muito corrida e não haja tanto tempo para se dedicar ao planejamento estratégico do seu escritório, acreditamos que o sucesso da sua empresa está diretamente atrelada à inserção de práticas eficientes de gestão. 

O que torna fundamental aprender sobre essas ferramentas, por mais desafiadora que pareça essa situação. Ao final, uma gestão jurídica de qualidade, inovação e tecnologia te aguarda. 

Resolva problemas e tome decisões com base em dados 

O mercado da advocacia está cada vez mais competitivo e profissionais que querem se destacar nessa área precisam traçar estratégias bem definidas que garantam soluções inovadores e rápidas para os desafios dos seus clientes e colaboradores. 

Por isso é tão importante ter precisão dos processos executados e do retorno que cada um traz ao seu escritório. Só assim será possível criar uma cultura de melhorias contínuas mais certeira para solucionar problemas frequentes e planejar novas prioridades. 

Por exemplo, você sabe hoje se os honorários recebidos por sua empresa realmente cobriram os custos envolvidos na realização dos projetos? Ou se o gasto para captar um cliente foi inferior ao retorno que ele te ofereceu na contratação de um trabalho?

Com as planilhas, você consegue ter um panorama dessas e outras questões que impactam no desenvolvimento do seu negócio. Desse modo, fica bem mais fácil otimizar os processos para que eles tragam resultados positivos de forma concreta. 

Na sequência, você encontra opções de planilhas para advogados que vão te permitir ter mais controle do fluxo de trabalho e conseguir inovar na gestão do seu escritório. Conheça as alternativas: 

Quais os tipos mais usados de planilha para advogados?

Antes de acrescentar qualquer novidade tecnológica na sua empresa é preciso ter noção das suas necessidades. De nada adiantará um sistema “super” elaborado e repleto de recursos se ele não atuar para a reformulação de pontos que precisam de melhorias.  

Isso também serve na hora de inserir as planilhas na rotina do seu escritório. Então, tire um tempo e faça um diagnóstico de como os processos têm sido realizados para que você inicie pelo modelo mais apropriado e urgente para seu negócio. 

Abaixo, você confere cinco opções de planilhas para advogados com funções específicas que podem otimizar o trabalho do seu time. Descubra a melhor para vocês:  

1. Planilha para controle de prazos 

Qualquer advogado passa pelo problema de ter que controlar muitos prazos de processos de uma única vez. Cada tipo de serviço terá procedimentos exclusivos e períodos determinados, o que pode deixar essa gestão ainda mais confusa.

Ter uma planilha para o controle de prazos é essencial para os advogados que querem gerenciar melhor o tempo do seu escritório e evitar a sobrecarga do seu time. 

Assim, fica mais fácil antecipar demandas e prevenir contra a perda de prazos, reduzindo problemas como a possibilidade de prejuízos financeiros ou do cancelamento de contratos já fechados. 

2. Planilha para controle de atividades

Além de controlar os prazos do seu escritório, é preciso que todos os colaboradores estejam cientes das suas responsabilidades para que o fluxo de trabalho ocorra da forma mais produtiva possível. 

Por isso, uma planilha para o controle de atividades do seu negócio também é fundamental na hora de integrar seu time, distribuindo as atividades que precisam ser realizadas de acordo com as habilidades de cada profissional. 

Isso impede que haja confusão no cumprimento das obrigações, evitando que um mesmo serviço seja executado mais de uma vez. Essa também é uma forma de identificar falhas que travam a execução das atividades com eficiência e precisão. 

Você ainda pode aprender mais sobre a delegação de tarefas no ambiente jurídico com as dicas que trazemos neste vídeo: 

3. Planilha para controle de horas 

O sucesso do seu escritório de advocacia é influenciado diretamente pela sua capacidade de resolver as demandas com qualidade dentro dos prazos estabelecidos, que muitas vezes são bem muito corridos. 

Portanto, não deixe também de monitorar o tempo gasto pela sua equipe na realização de cada etapa do fluxo de trabalho. Tudo isso pode ser documentado por meio de uma simples planilha eletrônica. 

Ela fornecerá dados consistentes para que você reconheça os problemas que interferem na alta performance do seu time. Assim, ficará mais fácil propor soluções para que esses desafios sejam superados, tornando sua empresa mais produtiva. 

4. Planilha para controle financeiro

Como as empresas de outros ramos, os escritórios de advocacia também precisam realizar o planejamento financeiro das suas atividades, avaliando todas as entradas e saídas de dinheiro durante a execução dos serviços. 

Afinal, como você saberá se os resultados da sua empresa são realmente positivos e têm superado os gastos feitos na realização dos projetos? É preciso documentar toda a movimentação da sua verba para ter um panorama acerca dessa questão. 

Uma boa gestão financeira mantém o pleno funcionamento do seu negócio, independente dos imprevistos que possam ocorrer, como a inadimplência de honorários, uma situação corriqueira vivida pelos escritórios de advocacia. 

Essa questão é ainda mais essencial para os advogados que optaram pelo empreendedorismo jurídico. É necessário que esses compreendam por completo todo o gerenciamento do seu escritório, inclusive o financeiro, para conseguir orientar sua jornada rumo ao sucesso. 

5. Planilhas para migração de dados 

Talvez seu escritório de advocacia já adote planilhas para realizar os controles necessários. Entretanto, chega uma hora que as necessidades são tantas, que você pode ficar perdido em meio a tantos arquivos. 

Se esse é um problema para a sua empresa neste momento, opte por encontrar um modelo de planilha (ou até mesmo de software jurídico) que seja capaz de reunir todas essas informações importantes em um único lugar. 

Escolha ferramentas tecnológicas que vão possibilitar que os dados sejam transferidos com integridade e de forma rápida. Assim, você não correrá o risco de perder os dados já coletados e poderá automatizar ainda mais seus processos, aumentando a agilidade na concretização das demandas. 

4 dicas práticas para utilizar a planilha para advogados de forma inovadora e eficiente

Sabia que você pode intensificar os resultados obtidos com o uso das planilhas eletrônicas se adotar as estratégias certas ao empregar essas ferramentas na sua rotina jurídica? 

Com as dicas que vamos oferecer a seguir, você vai aprender como aplicar bem esses recursos de modo que eles tragam ainda mais diferença aos processos da sua empresa: 

1. Controle, gestão de processos e fluxos de trabalho 

Quando falamos de “processos”, a maioria dos advogados tendem a pensar sempre em suas demandas judiciais. Mas, ao administrar seu negócio jurídico, muitas outras atividades estão envolvidas. 

Por isso, o conceito de “processos” é bem mais abrangente e envolve principalmente a necessidade de estabelecer fluxos de trabalho que padronizem as atividades feitas pelo seu escritório.  

Nas planilhas, você pode controlar cada etapa desse processo, otimizando e orientando os esforços da sua equipe. Assim, logo que um novo projeto for iniciado, todos saberão os próximos passos para a conclusão do trabalho. 

Isso pode ser feito tanto para o acompanhamento dos processos advocatícios quanto para as demais atividades do seu escritório, como o atendimento aos clientes ou a organização das suas campanhas de marketing jurídico. 

2. Relatório de processos em planilha para advogados 

Além das facilidades proporcionadas para o ambiente interno da sua organização, as planilhas também podem agilizar a comunicação do seu escritório com os clientes durante a execução de um contrato. 

Por meio do compartilhamento de informações em relatórios, você poderá informar como as demandas solicitadas têm sido cumpridas com mais agilidade e eficiência, economizando o tempo da sua equipe com essa atividade. 

Assim, a sobrecarga de trabalho do seu time será bem menor, permitindo aos colaboradores priorizarem outras tarefas estratégicas que vão influenciar diretamente no desempenho e sucesso do seu escritório. 

3. Análise de desempenho financeiro

Monitorar a movimentação do fluxo de dinheiro da sua empresa não é uma tarefa fácil, já que inclui muitos indicadores como: 

• Informações de faturamento;
• Despesas realizadas;
• Receitas alcançadas; 
• Lucros obtidos;
• Outras formas de balanços.

Por isso, as planilhas são a melhor forma de reunir esses dados de modo que você consiga um panorama geral da sua atuação. Desse jeito, é bem mais fácil manter a saúde financeira do seu escritório sob controle. 

4. Definição e controle de métricas

A importância de conhecer as métricas da sua empresa está relacionada à avaliação do alcance dos seus objetivos estratégicos. Assim, você pode verificar se suas ideias e ferramentas têm obtido sucesso ou não ao serem colocadas em prática. 

Como parâmetros para essa análise, você pode considerar números que envolvem a aquisição de clientes, o tempo gasto para a execução dos projetos ou ainda a taxa de conclusão dos processos solicitados. 

Isso vai garantir mais transparência para todos acerca da atual situação do seu escritório, revelando os gargalos que precisam de melhoria para uma atuação jurídica mais eficiente e concreta do seu time. 

Planilha para advogados e tecnologias: meio ou finalidade? 

Depois de tudo que falamos acerca das planilhas no universo jurídico, queremos que você fixe a mensagem principal deste artigo: só fará sentido acrescentar esses recursos no seu escritório se for para simplificar a gestão da sua empresa. 

Planilhas bem elaboradas têm a capacidade de manter fluxos de trabalho mais estruturados e ainda permitir a avaliação do desempenho do seu negócio com mais facilidade. 

Dessa forma, será bem mais fácil tomar decisões que serão importantes e impactarão no crescimento e sucesso do seu escritório a partir dos dados fornecidos por esses sistemas. 

Existem outras tecnologias que podem auxiliar na otimização do trabalho rotineiro do escritório? 

Caso você perceba que a necessidade de automatizar os processos do seu escritório é bem maior do que as planilhas suportam, aconselhamos que comece a investigar por ferramentas digitais ou softwares jurídicos que vão otimizar ainda mais seu trabalho. 

Hoje, você já encontra recursos bem simples para facilitar tarefas cotidianas que vão desde organizar a distribuição de tarefas da sua equipe a manter uma comunicação mais eficiente com seus clientes ou colaboradores.   

Aqui na Freelaw sempre trazemos conteúdos importantes que vão te ajudar a definir as melhores estratégias tecnológicas e inovadoras para transformar a realidade do seu escritório de advocacia. 
Por isso, não deixe de acompanhar os nossos canais de comunicação! Indicamos que você comece sua jornada pelo mapa gratuito “Cumpra seus prazos com mais eficiência”. Para acessá-lo, clique aqui.