Planilha para advogados… Um dos recursos mais menosprezados mas que pode gerar resultados de forma eficiente e com baixos custos.

A verdade é que a maior parte dos advogados não gosta de números, de matemática e não sabe utilizar o Excel ou o Google Sheets.

E isso é natural porque se os advogados gostassem tanto de números, provavelmente eles seriam engenheiros.

Mas, pela falta de habilidade para utilizar uma ferramenta tão simples, vários advogados acabam pensado de uma forma mais complexa do que deveriam.

E, como consequência:

Como uma ferramenta tão simples como uma planilha pode ser eficiente em seu escritório?

Quais as melhores formas de utilização de planilha para advogados?

Fique até o final neste texto e aprenda a resolver os seus problemas de forma mais simples.

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Como você lida com os problemas do seu escritório hoje?

Planilha para advogados

Se você está lendo esse texto, assumimos que você enxerga o seu escritório como uma empresa e deseja profissionalizar o seu negócio.

Além disso, acreditamos que você quer fazer o seu escritório crescer e tomar decisões com base em dados para garantir que os seus clientes fiquem mais satisfeitos e que o seu negócio prospere ainda mais.

Ao mesmo tempo, sabemos que fazer isso não é uma tarefa fácil.

Primeiro porque advogados são especialistas em elaborar petições e fazer audiências. E, naturalmente, não são especializados em gestão.

Segundo, porque a maior parte dos advogados não possui prazer em cuidar das questões administrativas do negócio. Na verdade, essas questões são bastante tediosas para a maioria dos profissionais.

E, terceiro, a rotina dos advogados geralmente é muito corrida e é difícil conseguir tempo para cuidar de questões estratégicas do escritório envolvendo a gestão.

Entretanto, por mais desafiador que seja, acreditamos que o crescimento do seu escritório está atrelado diretamente a sua habilidade de utilizar as melhores práticas de gestão, inovação e tecnologia para garantir que todos os serviços jurídicos sejam entregues com a melhor qualidade e agilidade possível.

E isso é aplicável ainda que você seja um escritório boutique e queira atuar de forma mais personalizada. Inclusive, abordamos esse tema específico em nosso artigo: “O que escritórios boutique podem aprender com o contencioso de massa?“.

Está na hora do seu escritório começar a resolver problemas e tomar decisões com base em dados!

Nesse sentido, é importante que o seu escritório acompanhe métricas, possua processos bem definidos e crie uma cultura de resolução de problemas e inovação eficiente.

Isso permitirá que melhorias contínuas ocorram em todos os setores: desde o jurídico em si, ao setor administrativo.

Além disso, o mercado jurídico está tão competitivo, que a busca pelo aumento de receitas e redução de custos passou a ser uma questão de sobrevivência, principalmente para os advogados recém formados.

Os resultados positivos podem ser enganosos se não forem avaliados com precisão.

Será que os honorários recebidos realmente cobriram todos os custos envolvidos? Ou, será que o custo para a captação de um cliente foi inferior ou superior ao retorno financeiro gerado pelo cliente?

As planilhas para advogados podem ser instrumentos muito úteis para escritórios que acreditam nesse modelo de advocacia. Entretanto, certamente não terão utilidade para aqueles advogados que insistirem na gestão tradicional dos escritórios.

Nesse artigo, separamos 04 dicas práticas para que você consiga utilizar as planilhas para ter mais controle do seu escritório e conseguir inovar.

04 dicas práticas para utilizar a Planilha para Advogados de forma inovadora e eficiente!

1 – Controle e Gestão de Processos

Quando escrevemos a palavras “processos”, a maioria dos advogados já começa a pensar nos processos judiciais.

Entretanto, o controle e a gestão de processos diz respeito aos fluxos de trabalho que acontecem no seu escritório.

Qual o fluxo de atendimento aos clientes? Qual o fluxo de execução de serviços jurídicos?

Trata-se da atividade em desenhar tudo o que ocorre no escritório, com o objetivo de criar padrões.

Por meio de uma planilha com abas de número de processos, partes, andamento processual, próxima tarefa, é possível fazer uma planilha para advogados gerenciarem os processos e próximos passos.

Por exemplo, quando um escritório recebe um novo processo judicial, esse processo deve ser encaminhado a um determinado advogado, que deve executar a tarefa X no prazo Y.

Da mesma forma, isso pode ser feito para ações relacionadas a Marketing Jurídico ou para a realização de testes por meio da metodologia do Legal Growth Hacking.

Com a criação desses fluxos por uma planilha, é possível reduzir a chance de erros e aumentar a eficiência de sua equipe jurídica. Se quiser se aprofundar no tema, leia nosso artigo: Controle de Processos e Controle de Prazos!

2 – Relatório de processos em planilha para advogados

Planilha para advogados

Planilhas como o Google Sheets, por exemplo, ou com uma estrutura semelhante ao controle de processos, permitem acrescentar relatório de processos e conceder acesso a clientes.

Isso facilita a comunicação com os clientes e permite que eles acompanhem as atualizações em tempo real. Dessa forma, o escritório irá economizar tempo em enviar os relatórios via e-mail que são solicitados (e cobrados) pelos clientes.

Além disso, uma outra questão importante é o alívio da sobrecarga de trabalho e da pressão exercida pelas clientes. Pois na expectativa de acompanhar e saber como está o seu processo, eles inundam de solicitações o setor de atendimento e os advogados responsáveis pela causa.

Por fim, isso permite que advogados e gestores tenham mais tempo para se dedicarem as questões mais estratégicas.

3 – Controle financeiro

Os indicadores básicos que nunca sairão de moda são os financeiros.

Uma análise contínua do desempenho financeiro é fundamental para que o escritório mantenha a saúde financeira sob controle. Assim, é preciso estar atento ao:

  • Faturamento
  • Despesas
  • Receitas
  • Lucro do escritório
  • Controlar saídas e entradas
  • Balanços, entre outros.

A simples análise desses indicadores básicos por meio de uma planilha para advogados já trarão resultados positivos para o seu escritório, e é possível realizar esse controle de uma forma simples e organizada por meio de planilhas.

4 – Definição e controle de métricas

O mapeamento das métricas é fundamental para saber quais estratégias estão dando certo.

Por isso, pode ser interessante definir quais métricas são mais importantes para o seu escritório e montar uma planilha para facilitar a gestão na definição dos próximos passos.

Tratamos do tema de forma completa no Artigo: Métricas para escritórios de advocacia: por que e como definir?, caso o seu escritório ainda não acompanhe as métricas com consistência, recomendamos fortemente que você leia esse material.

Alguns exemplos de dados que podem/devem ser acompanhados são:

  • Número de clientes totais do escritório
  • Número de clientes atendimento/mês do escritório e por advogado
  • Número de clientes novos/mês e número de clientes novo/mês que cada advogado possui
  • Número de reclamações de clientes
  • Número de horas gastas com cada cliente/mês
  • Número de processos que o escritório atende
  • Número de recursos providos
  • Números de atos jurídicos feitos por advogado
  • Tempo médio para ajuizamento de um serviço não urgente
  • Número de demandas reprimidas do escritório.
  • Dessa forma, haverá uma transparência para todos sobre a situação real do escritório e é possível guiar os próximos passos de acordo com critérios objetivos.

Após a organização dos dados do escritório por meio de uma planilha para advogados, poderão ser identificados os gargalos do escritório e quais pontos precisam de mais atenção.

Como consequência, será possível identificar problemas com base em dados e buscar soluções inovadoras, que podem ou não envolver tecnologia, para solucioná-los.

Em alguns casos, a melhor solução estará na mudança da gestão ou dos procedimentos internos do escritório. Já em outros, realmente pode fazer sentido buscar algum software para advogados, alguma Lawtech ou outra tecnologia.

Planilha para advogados e tecnologias como meio, e não como fim

Planilha para advogados

Neste momento, você já possui conhecimento para utilizar a planilha para advogados de uma forma mais eficiente.

Entretanto, a mensagem principal desse artigo é pela busca da simplicidade na resolução de problemas.

Ainda que você não queira utilizar uma planilha, caso você pense simples, como diria o Gustavo Caetano, autor do livro “Pense Simples“, certamente você terá mais resultados.

Como mencionado, uma planilha bem organizada pode ser valiosa: você terá fluxos de trabalho mais organizados, uma gestão mais efetiva e um controle maior dos números do seu escritório.

Dessa forma, ficará fácil a decisão de buscar ou não novas tecnologias.

Será que você deve buscar alguma nova tecnologia?

Caso você perceba que o maior problema que existe no escritório é a sobrecarga de trabalho ou a falta de especialidade técnica para execução de alguns serviços jurídicos específicos, você poderá, por exemplo, contratar um advogado online sob demanda por meio da Freelaw.

Em seguida, você poderá medir os custos dessa nova solução versus os custos da execução de serviços jurídicos da forma tradicional e poderá analisar:

Quanto custa a elaboração de uma petição online pela Freelaw? Quanto custa a elaboração de uma petição no próprio escritório?

Qual a qualidade/agilidade do serviço na Freelaw x a qualidade/agilidade no próprio escritório?

A partir dessa série de testes, certamente o seu escritório estará aumentando o seu diferencial competitivo, expandindo o portfólio de serviços que oferece aos clientes e entregando serviços de forma mais ágil e qualificada.

Isso não significa, entretanto, que não surgirão problemas ao longo da ocorrência de testes.

Na verdade, pelo contrário.

E quando o seu escritório cria ambientes seguros para a realização dos testes e permite que erros aconteçam de forma controlada e constante, você conseguirá ter encontrado o caminho para a inovação e para o crescimento contínuo.

O que você acha sobre o tema? Será um prazer ler o seu comentário e continuar a discussão abaixo.

Esperamos que você tenha gostado do conteúdo!