O sucesso de pequenos escritórios de advocacia por muito tempo dependia exclusivamente do capital intelectual dos sócios.

Com o passar dos anos e o aumento da competitividade do mercado jurídico, a situação mudou. Agora, além de possuir domínio sobre o direito material e processual, os advogados precisam ter conhecimento sobre gestão.

Neste artigo, apresentaremos 05 estratégias práticas que podem te ajudar a profissionalizar a gestão do seu escritório e melhorar os seus resultados.

Fique até o final e aumente a eficiência na execução dos serviços jurídicos do seu escritório!

Desafios na gestão de pequenos escritórios de advocacia

Gerenciar um escritório de advocacia não é fácil. Afinal, as faculdades de direito preparam os advogados para serem advogados e não gestores.

Isso faz com que os advogados sejam excelentes redatores de documentos jurídicos, ótimos audiencistas, mas, muitas vezes, ruins em: (i) relacionamento e captação de clientes; e (ii) gestão da equipe jurídica.

Nesse cenário, muitos advogados optam por seguir carreira solo, outros optam em se tornar escritórios “boutiques”, e outros tentam crescer a estrutura e sofrem as “dores do crescimento”.

Independentemente de qual seja o caso do seu escritório, o conhecimento de técnicas de gestão podem aumentar a qualidade e eficiência na execução dos serviços jurídicos do seu escritório.

Para vencer os desafios da gestão, é preciso empenhar tempo e atenção para formatar o modelo de gestão ideal para seu negócio.

05 Estratégias para melhorar a gestão de pequenos escritórios de advocacia

1) Controle da execução de serviços jurídicos

Criar métodos para auxiliar a gestão no cumprimento dos prazos é importante para os escritórios não perderem o controle e deixarem de atender toda a demanda em tempo hábil.

Gestores têm encontrado essa solução com a adoção de softwares jurídicos e utilizando Lawtechs. Estas ferramentas podem facilitar o controle dos prazos, agilizam a consulta de documentos e auxiliam no acompanhamento dos processos.

De forma geral, são inúmeros os ganhos em competitividade com o uso dessas ferramentas. Os resultados esperados são a redução de custos, o aumento da eficiência, a otimização de processos e a organização geral.

2) Gestão financeira

As finanças têm um impacto enorme na gestão dos escritórios, elas exigem tempo e dedicação do gestor. Nesse sentido, é preciso levantar os gastos que a empresa tem, suas despesas relacionadas e até os custos com deslocamento e reembolso aos clientes.

Geralmente as planilhas são as mais utilizadas, mas um software jurídico é o mais indicado por ofertar um amplo domínio de todas as receitas e despesas do escritório.

O Auxilium permite o gestor gerenciar suas contas, receitas e despesas. Todo o controle financeiro é visualizado de forma intuitiva e rápida.

A Preâmbulo também possui uma ferramenta que auxilia nos processos de cobrança, como boletagem, cobrança pré-judicial, entre outros.

De forma geral, alguns softwares de gestão do escritório possuem um módulo Financeiro para realizar essas tarefas. Procure o que mais adapta a realidade do seu escritório.

3) Relacionamento com o cliente

O relacionamento com o cliente é fundamental para o sucesso do negócio. O cliente deve se sentir prestigiado, sendo atualizado de todas as informações referentes ao seu caso. Uma gestão moderna e atualizada deve se preocupar com isso.

Para estes casos, é interessante combinar tecnologias diferentes que possam auxiliar nessa tarefa.

A Preâmbulo fornecerá dados como o andamento dos processos nos tribunais, a gestão de prazos e a gestão de informações e documentos relevantes.

A UpLexis também atua nesse sentido, monitorando informações públicas, como andamentos processuais, legislações, publicações e documentos cartorários.

Existem ainda softwares que utilizam a metodologia Customer Relationship Management (CRM), é o caso da RD Station. Estas plataformas permitem, entre outras ações, acompanhar o histórico do cliente, parametrizar seu perfil e agendar alertas de retornos.

4)Como lidar com as atividades rotineiras?

Com todo esse acúmulo de informação você deve ser perguntar: “como vou lembrar de tudo isso?”.

De fato, a falta de controle e o acúmulo de tarefas é um ponto crítico e pode significar o sucesso ou o fracasso do negócio.

É preciso gerenciar as tarefas rotineiras. O uso de um check-list diário auxilia no cumprimento das rotinas, na realização de tarefas importantes e até no acompanhamento dos processos.

O Trello é uma ferramenta que atende essa necessidade oferecendo um gerenciamento de atividades em listas, permitindo acompanhar o andamento das atividades por checks. É bem intuitivo, clean e estruturado para acompanhar com clareza o andamento das atividades.

Sendo assim, a organização de pequenos escritórios de advocacia deve ser tratada com atenção pelos seus sócios. Um escritório organizado, garante um acompanhamento processual eficaz, otimização do tempo e maximização dos recursos financeiros.

5) Descentralização de atividades

Uma das maiores dificuldades dos advogados é entender que, infelizmente, não é possível fazer tudo sozinho.

No início do escritório é possível cuidar da elaboração de todos os documentos jurídicos, do atendimento ao cliente e de questões administrativas. Mas, com o crescimento do escritório, essa tarefa é impossível.

Por isso, é essencial que os advogados aprendam a descentralizar as atividades e criem uma estrutura eficiente para execução de serviços. Essa tarefa envolve: o treinamento da equipe jurídica, a definição de processos internos claros e o conhecimento de tecnologia (principalmente caso o escritório queira criar uma equipe jurídica online).

Gostou do artigo de hoje? Então aproveite e leia os nossos artigos Como abrir um Escritório de Advocacia 4.0 e O Manual do Crescimento Eficiente para Escritórios de Advocacia.