Antes de escrever esse texto, realizamos uma pesquisa no Google sobre “métricas para escritórios de advocacia”.

Percebemos que existe muito pouco material sobre o assunto e também uma procura muito baixa. Afinal, poucos advogados possuem conhecimentos avançados sobre gestão. Entretanto, acreditamos que esse talvez seja um dos temas mais importantes em nosso blog.

É por meio das métricas que escritórios de advocacia podem tomar decisões orientadas por dados e buscar melhorias constantes. Métricas são, portanto, importantíssimas para uma boa gestão interna de escritório, e para o sucesso a curto e longo prazo no mercado jurídico.

Além disso, sem esse conhecimento, pouco adiantará entender conceitos avançados sobre blockchain, lawtechs e legaltechs, automação de documentos, contratos inteligentes, etc.

O que são as métricas para escritórios de advocacia? Qual a sua importância? E como definir as métricas na prática?

Se você ainda não monitora as métricas do seu escritório de forma consistente, recomendamos que você fique até o final e compartilhe esse conteúdo com o restante dos seus colegas advogados.

Você não vai se arrepender.

O escritório de advocacia como empresa

Muitos escritórios de advocacia ainda não se reconhecem como empresas e pensam, inclusive, que essa mentalidade seria contrária à ética e aos regulamentos da advocacia.

O resultado disso é: uma grande quantidade de advogados míopes quanto à realidade do escritório.

Para nós, os escritórios são uma empresa como qualquer outra.

Afinal, os advogados “vendem” serviços jurídicos, possuem clientes, funcionários, devem lidar com os concorrentes, assim como outras empresas…

Além disso, o mercado jurídico está tão competitivo, que a busca pelo aumento de receitas e redução de custos passou a ser uma questão de sobrevivência. Afinal, escritórios que não têm resultados financeiros positivos não conseguem permanecer no mercado.

Para completar: os clientes estão cada vez mais exigentes com os serviços jurídicos e querem soluções mais eficientes e menos custosas.

Desse modo, especialmente em razão da concorrência e da mudança nas relações humanas, existe a necessidade de mudança de mentalidade dos escritórios em relação a prestação de serviços jurídicos.

E os escritórios que não se enxergam como empresas tendem ao fracasso…

Não basta que os serviços jurídicos sejam prestados com excelência, é necessário “olhar para dentro” e entender se a forma de prestação de serviços jurídicos é sustentável.

Isso, porque, resultados positivos podem ser enganosos se não forem avaliados todos os custos (diretos e indiretos) envolvidos na atividade do escritório.

Será que os honorários recebidos por um determinado serviço realmente cobriram todos os custos envolvidos naquela prestação de serviço?

Será que o custo para a captação de um cliente foi inferior ou superior ao retorno financeiro gerado pelo cliente?

Por essa razão, entender o escritório de advocacia como empresa é essencial

Importância das métricas aos escritórios de advocacia

Com a definição das métricas para escritórios de advocacia, é possível perceber quais os pontos mais ineficientes na execução de serviços jurídicos e, eventualmente, buscar inovações/tecnologias para solucionar os problemas identificados.

Dessa forma, é possível se tornar uma empresa: “data driven”. Ou seja, tomar decisões com base em dados e estipular metas e objetivos de acordo com às necessidades reais do escritório.

Nesse sentido, o pai da administração moderna, Peter Drucker, disse que “tudo que não pode ser medido, não pode ser melhorado”.

E de fato, ter dados que possam ser mensurados é fundamental para a perenidade de qualquer empresa. A partir das métricas, é possível comparar o desempenho de metas e reduzir erros, tornando o planejamento mais assertivo.

Além disso, também é possível estudar como seu público está reagindo às estratégias de comunicação, por exemplo, a partir das taxas de conversão em visitas no blog.

Porém, a má interpretação das métricas pode provocar ações divergentes prejudicando o resultado esperado.

Por isso, é importante conhecer e interpretar as métricas corretamente para, então, realinhar o escritório ao objetivo esperado.

Tipos de métricas aplicáveis aos escritórios de advocacia

Os indicadores básicos que nunca sairão de moda são os financeiros.

Uma análise contínua do desempenho financeiro é fundamental para que o escritório mantenha a saúde financeira sob controle. Assim, é preciso estar atento ao:

• Faturamento
• Despesas
• Receitas
• Lucro do escritório

A simples análise desses indicadores básicos já trará resultados positivos para o seu escritório.

Entretanto, para compreender a fundo toda a sua realidade do seu escritório é importante ser mais específico e buscar por métricas, como:

• Número de clientes totais do escritório
• Número de clientes atendimento/mês do escritório e por cada advogado
• Número de clientes novos/mês e número de clientes novo/mês que cada advogado conseguiu
• Número de reclamações de clientes
• Número de horas gastas com cada cliente/mês
• Número de processos que o escritório atende
• Número de recursos providos
• Números de atos jurídicos feitos por cada advogado
• Tempo médio para ajuizamento de um serviço não urgente
• Número de demandas reprimidas do escritório.

Dessa forma, haverá uma transparência para todos sobre a situação real do escritório e é possível guiar os próximos passos de acordo com critérios objetivos.

Com as métricas, fica muito mais fácil realizar priorizações e implementar melhorias nos pontos mais críticos.

Além disso, existem três métricas mais “avançadas” que podem ser muito interessantes:

1. Custo de aquisição de cliente
2. Lifetime value (valor que o cliente gera de retorno para o escritório)
3. Retorno sobre investimento

Custo de Aquisição de Clientes – CAC

O CAC é o quanto o seu escritório gasta para realizar uma venda ou fechar um contrato com um cliente.

É importante destacar que, ainda que você não tenha uma equipe de Marketing, existe um custo de aquisição de clientes que pode ser, por exemplo, de acordo com o número de horas que você gastou no atendimento.

Deste modo, o CAC é a soma dos investimentos em Marketing e Vendas dividido pelos clientes adquiridos em um mesmo período. Essa é uma métrica que ajuda a verificar a saúde financeira do escritório.

Utiliza-se a seguinte operação:

CAC = (Gastos com Marketing + Gastos com Vendas) / Clientes adquiridos

Será que o investimento em marketing e em vendas está valendo a pena?

A partir dos resultados você deve analisar.

Em vendas tradicionais, o CAC deve ser menor do que o valor do seu serviço. Já em contratos de pagamento mensal, o CAC precisa ser menor do que o LTV (que é o conceito que abordaremos em sequência).

Lifetime Value – LTV

O LTV, valor no ciclo de vida do cliente, refere-se ao valor que o cliente gasta com o seu negócio após ser conquistado.

Pode ser feito a partir da seguinte pergunta: Quanto você fatura com determinado cliente após ele ser conquistado?

Para calcular o LTV, deve ser considerado o valor do seu ticket médio (quanto o cliente gasta com o seu serviço, em média) e o tempo que o relacionamento com o cliente duraria.

Na operação, temos: LTV = Valor do ticket médio x tempo de retenção do cliente

Assim, essa métrica pode auxiliar na definição de metas de marketing e de vendas para reduzir o CAC, melhorar a retenção e incentivar os clientes a fecharem mais contratos.

Essa métrica pode ser uma das mais valiosas para contratos mensais (modelo de recorrência).

Considerando que o LTV possibilita o cálculo de quanto de receita aquele cliente gerará no período do contrato e se o investimento para conquistá-lo valeu a pena.

Se o CAC estiver muito menor que o LTV, provavelmente os investimentos em marketing e vendas estão sendo eficientes.

Retorno sobre Investimento – ROI

O ROI, em inglês Return over Investment, é um indicador que permite analisar se o escritório perdeu ou ganhou com os investimentos realizados.

Para calcular o ROI, deve ser considerada a receita e o valor investido em determinado período.

ROI = (Receita – Investimentos) / Investimentos

Assim, será possível descobrir o quanto de retorno você teve sobre o investimento inicial.

Como as métricas auxiliam o planejamento?

A métrica é fundamental para saber quais estratégias estão dando certo. Para isso, estabeleça uma periodicidade para saber quais ações estão obtendo melhores resultados e quais devem ser revistas.

Na Freelaw, por exemplo, todas as semanas nós analisamos nossas métricas para entender os maiores gargalos e pontos que podem ser melhorados.

A partir desse mapeamento, podem surgir diversas possibilidades de solução.

Uma delas seria a contratação de advogados online, quando um escritório percebeu que o tempo médio de elaboração de uma petição inicial estava muito alto e que existia um número muito elevado de demandas reprimidas.

É justamente isso que a Freelaw possibilita.

A Freelaw é uma lawtech que promove parcerias jurídicas entre escritórios de advocacia e advogados de forma online para execução de petições, contratos e consultas.

E como saber se essa tecnologia é ou não a mais adequada para você?

Analisando suas métricas, encontrando seus gargalos, tomando decisões e realizando testes com base nos dados encontrados.

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E se quiser saber mais sobre a Freelaw, leia esse artigo: “Como advogados inovadores estão utilizando a Freelaw para fazer parceria jurídica?”