Artigo escrito pelo Pedro Severo, em colaboração com a Freelaw, sobre a figura do gestor de escritório de advocacia.

Outro dia, o Pedro Custódio escreveu um artigo neste blog sobre o que não nos ensinaram na faculdade de direito. Segundo ele, uma das coisas que não é dita na graduação é que, ao advogar, seríamos donos de um negócio.

Concordo plenamente!

E talvez seja esse o motivo de certa relutância de escritórios de advocacia. A relutância em destacarem alguém para que, de forma exclusiva, tomem conta da gestão do escritório.

Apesar de todas as empresas inovadoras e de alto crescimento possuírem pessoas focadas na gestão do negócio, nós, advogados, ainda temos uma cultura avessa a isso.

Regra geral, tocamos nosso escritório ao mesmo tempo que advogamos, sem, ao menos, pararmos para refletir se esse é o melhor caminho.  

Por isso, resolvi escrever uma série de quatro artigos sobre a importância do gestor de escritório de advocacia.

Neste primeiro artigo, vamos desconstruir um mito que ronda sua figura e contar como ele pode levar seu escritório à inovação, desde que possa estar focado nisso.

Na semana que vem, mostrarei como esse gestor também pode fazer o seu escritório crescer de uma forma que você nunca imaginou: adquirir novos clientes, criar novas formas de receita e – o melhor – gastar o mínimo possível com isso.

No terceiro, veremos como ele pode se tornar o responsável por uma revolução na mentalidade do seu escritório e dos seus colaboradores.

E por fim, no quarto, refletiremos sobre os caminhos para a definição de quem é a pessoa correta para esse papel.

Portanto, se você quer saber um pouco mais sobre esse assunto, fique conosco até o final!

Gestor de escritório de advocacia é um gasto desnecessário?

Para começarmos essa série, nada melhor do que desconstruir o principal mito que ronda sua figura. Não é mesmo?

Pois bem. Não vou fazer mistério para responder a pergunta deste tópico.

Gestor de escritório não é um gasto desnecessário!

Eu sei. Muitos acreditam no contrário.

Sustentam que o gestor de escritório de advocacia deve ser o próprio sócio fundador. Ou que, de forma natural, os próprios advogados vão saber gerir uns aos outros. E que isso nunca foi problema para escritórios conquistarem clientes e serem bem sucedidos.

Concluem, portanto, que, tomar tempo (e dinheiro) apenas gerindo, sem advogar, é um gasto desnecessário.

É verdade que essa mentalidade deu certo com alguns no passado:

Apesar da sobrecarga de trabalho e de um crescimento desorganizado, os outros escritórios também possuíam essa cultura. Eles também contavam com um gestor que dividia seu tempo entre gestão e advocacia – isso, quando contavam.

O que fazia o mercado ser nivelado por baixo, com uma concorrência fraquíssima.

captação do cliente, portanto, se resumia em fazer um bom trabalho na justiça. Com um bom trabalho, o cliente continuaria seu cliente e te indicaria outros novos clientes.

Assim a vida seguia, sem maiores sobressaltos.

Mas, com o novo cenário que nos encontramos, esse script vai se tornar mais difícil.

A seguir, eu vou te mostrar como e por que o gestor de escritório de advocacia se torna fundamental nesse novo cenário. E lhe mostrarei, definitivamente, que sua figura não é um gasto desnecessário.

Me acompanhe!

Afinal, qual é a importância do gestor?

Na Advocacia 4.0, prestar o serviço básico de um advogado, que é representar com competência seu cliente na justiça, não será mais sinônimo de boa advocacia.

Os escritórios ou advogados inovadores saberão fazer parte da vida de seus clientes antes mesmo de eles se tornarem seus clientes. Na verdade, saberão advogar para aquelas pessoas que nem imaginam que precisam de um advogado.

Um exemplo disso são as estratégias de marketing jurídico, em que os escritórios produzem conteúdo jurídico de qualidade em seus sites, para que qualquer pessoa possa se beneficiar com educação jurídica.

Um método inovador de captação de cliente!

Além desse exemplo, existem (e existirão) outras tantas formas de captar cliente e prestar advocacia, sem, necessariamente, representá-lo no judiciário. Cabe um artigo específico sobre o tema.

Mas, o que eu quero dizer com esse exemplo, é que, para seu escritório ser inovador, ele precisará de alguém que se preocupe menos com apenas um dos serviços prestados por um escritório inovador – que é representar o cliente no judiciário – para se preocupar mais com todos os demais serviços prestados.

Até por que, como eu disse, simplesmente representar o cliente na justiça não é mais sinônimo de boa advocacia.

Nesse cenário, um gestor não conseguirá administrar todos esses novos serviços oriundos de um escritório inovador, se ele também precisar gastar seu tempo assinando petições e comparecendo em audiências.

Na verdade, ele não conseguirá nem mesmo imaginar outras formas de prestar advocacia, senão a clássica. O que impedirá a inovação em seu escritório.

Portanto, é ele o responsável por definir todos os tipos de serviços que seu escritório prestará. Seja o serviço clássico de um advogado, seja um serviço inovador, como educar seu público por meio de conteúdos jurídicos digitais.

Além disso, vai ser ele o responsável por mostrar ao público alvo esses novos serviços do seu escritório. Precisará, para tanto, definir as mídias sociais específicas de seu público e fazer um bom trabalho nelas.

Sem contar que essa figura precisará estar antenada a todo tipo de inovação, seja ela na advocacia ou em outro mercado.

Identificado um serviço inovador que pode ser prestado. O papel passa a ser implementá-lo na cultura do escritório e captar clientes com ele. Para quem já é cliente, por sua vez, esse novo serviço deverá ser agregado ao que já é prestado.

Percebe-se daí que um gestor de escritórios de advocacia é um aliado e não um investimento desnecessário. Além disso, um bom gestor pode fazer seu escritório ser inovador e crescer de forma saudável.

Como ele pode trazer a inovação necessária para que você conquiste novos clientes, crie novas formas de receita e tampe alguns gargalos da sua empresa.

O que é crescimento saudável de uma empresa?

É muito comum associarmos crescimento a, simplesmente, adquirir novos clientes. Quanto mais clientes um escritório conquista, maior é o seu crescimento.

Ok. Concordo que aquisição de novos clientes é um bom parâmetro para medir crescimento.

Mas será que a simples contagem de clientes basta?

Não adianta seu escritório dobrar o número de clientes se, para isso, ele também dobre – ou até triplique – os gastos para suportar a nova demanda.

Além disso, não é nada bom adquirir novos clientes e isso demandar uma sobrecarga desumana a todo escritório.  

É aí que entra o conceito de crescimento saudável:

Um crescimento que aumenta a receita, diminui as despesas e otimiza a produtividade da equipe!

Como um gestor pode trazer crescimento saudável a um escritório

São muitos desafios que um crescimento saudável exige.

Por isso, o primeiro passo é colocar o gestor focado nesses desafios.

Agora, vamos ver alguns exemplos práticos do trabalho do gestor nesses desafios, que, não necessariamente, se relacionam com o aumento de clientes.

Seja o seu escritório composto de vários advogados ou composto só por você, as ideias e desafios a seguir podem ser valiosos:

Melhoria da comunicação do escritório com os atuais clientes

É muito comum haver diversos contatos entre advogado/cliente no início da relação. Mas, a medida em que o processo e a assessoria àquele cliente andam, essa proximidade pode se esfriar.

E isso é muito difícil de ser resolvido pelos próprios advogados envolvidos com o cliente.

Nesse sentido, o gestor de escritório de advocacia é uma pessoa que está fora da relação advogado/cliente. Sua função é auxiliar os advogados, para que a comunicação do escritório seja muito mais do que simples troca de mensagens.

Assim, ele vai buscar formas de comunicação periódica com o cliente, como a produção e distribuição de conteúdo jurídico educativo pelo site e e-mail do escritório.

Alguns, inclusive, vão além das alternativas online. Há quem faça eventos no escritório, como um café da manhã junto com uma palestra educativa sobre determinado tema.

Enfim, melhorando a comunicação do escritório, o cliente se sentirá melhor atendido e, possivelmente, reduzirá as mensagens enviadas no WhatsApp.

Melhoria da produtividade dos advogados e do escritório

Geralmente, o escritório contrata pessoas na mesma proporção em que o aumento da demanda acontece.

Porém, é importante analisar se não há gargalos impedindo uma melhor produtividade da equipe. Além disso, o escritório deve estar atento ao mercado para possíveis formas de aumentar a produtividade e capacidade, sem necessidade de aumento da equipe.

Assim como no caso anterior, é muito difícil para os advogados do escritório perceberem isso.

O gestor, por estar focado em trazer inovação e crescimento para o escritório, poderá se sair melhor nesse desafio.

Ele pode buscar em empresas inovadoras as respostas para um melhor produtividade. Muitas vezes, a solução não está em outro escritório de advocacia, mas em mercados mais inovadores do que o nosso.

Além disso, esse gestor precisa de um profundo conhecimento da equipe.

Com a identificação dos gargalos de produtividade e o estudo das soluções existentes em outros mercados, ele poderá trazer os melhores resultados para o escritório.

Resolução de gargalos financeiros do escritório

Todo escritório possui alguma deficiência no setor financeiro. Pode ser de reembolso de despesas, gastos desnecessários no dia a dia, falta de critério para cobrar honorários.

Além disso, há diversos serviços financeiros inovadores sendo prestados no mercado.

Muitas fintechs, por exemplo, fornecem contas bancárias gratuitas para empresas, com todos os serviços de um banco tradicional, com exceção das agências físicas.

Você ou alguém do seu escritório já reservou um dia para tratar desses assuntos?

Pois é, é algo que exige tempo, estudo e de alguém focado nisso.

O gestor vai precisar estudar alguns conceitos básicos de controle de despesas e receitas, como ROI (retorno sobre o investimento), CAC (custo de aquisição por cliente), LTV (receita que um cliente gera ao seu escritório), etc.

Além disso, o gestor precisará ficar atento às fintechs e às soluções que elas trazem aos empresários. Muitas vezes, apenas o estudo dos conteúdos produzidos por essas empresas é o bastante para uma gerar resultados positivos ao escritório.

Com um bom trabalho do gestor, é possível o escritório aumentar sua receita antes mesmo de se preocupar em adquirir novos clientes!

Advogados, em geral, já estão muito ocupados com o exercício da advocacia, o que os impede de se atentarem para as inovações necessárias ao seu negócio.

Nessa situação, o gestor do escritório de advocacia é aquele que mira no futuro, sem se importar tanto com os prazos a serem cumpridos na semana.

Mas como isso se encaixa em um escritório de advocacia? Como é, então, a relação entre o gestor e as outras pessoas que formam a sociedade?

Como ele pode (e deve) liderar os advogados do escritório por um caminho de curiosidade e criatividade perante o cenário disruptivo em que vivemos. Até porque a transformação de um escritório de advocacia passa, necessariamente, pela transformação de seus advogados.

Advogados criativos, escritório inovador  

A inovação de uma empresa sempre será fruto do trabalho criativo dos seus integrantes.

Murilo Gun, comediante, palestrante e professor de criatividade, diz que por trás de toda empresa inovadora, há pessoas criativas.

Já para o professor de inovação e empreendedorismo Silvio Meira, “a inovação é a criatividade emitindo notas fiscais”.

Portanto, não espere que os benefícios mencionados nas duas últimas semanas aconteçam com a simples criação do cargo de gestor.

Mesmo que esse gestor seja a pessoa mais capacitada do mundo, ele não mudará nada se os integrantes do escritório não “vestirem a camisa” da mudança.

O primeiro passo para um escritório se inserir na Advocacia 4.0 é possuir advogados 4.0.

O papel do gestor do escritório nessa transformação de pessoas

“Ok, Pedro. Mas se são as pessoas que trazem inovação para as empresas, e não o gestor, qual é a importância dele para o meu escritório?”

“Não bastaria reunir a equipe para discutir e planejar essa mudança de mentalidade?”

Por um tempo eu me fiz essas perguntas. E insisti, desnecessariamente, em provar que não era necessário um gestor de escritório de advocacia para o meu escritório.

O gestor é mais do que necessário nessa transformação!

Hoje, como advogados, ocupamos toda a nossa energia com atendimento de clientes e prazos processuais.

Não temos tempo para pararmos e analisarmos o que está errado e o que está certo na forma em que trabalhamos.

Temos menos tempo, ainda, para estudarmos outras áreas, mercados e empresas.

O estudo do Direito já demanda todo nosso tempo.

Com isso, não aprendemos o que áreas como o marketingdesign ou vendas podem ensinar à advocacia.

E o pior. Por estamos atuando em um mercado totalmente arcaico, marcado pela extrema burocracia, convivemos com os piores exemplos de como não ser criativo e inovador. Quem atua no judiciário sabe o que estou dizendo.

É o gestor, portanto, o responsável por trazer todas as ferramentas necessárias para essa mudança de mentalidade.

Enquanto os advogados estarão preocupados com o melhor atendimento ao cliente, o gestor estará preocupado com a transformação do advogado e o que ele deverá aprender para revolucionar sua forma de trabalho.

Em outras palavras, “os clientes” do gestor de um escritório de advocacia são os advogados e demais integrantes do escritório.

Como levar essa transformação aos integrantes do escritório?

Gestor de escritório de advocacia

Para ser um pouco mais claro, segue uma breve explicação prática:

O gestor deve ser uma pessoa que busque, incansavelmente, saber um pouco de tudo.

É claro que ele nunca irá conseguir saber de tudo, mas ele não pode se importar com isso. Apesar de ser impossível, ele sempre deverá tentar cumprir sua missão de saber de tudo.

Surgiu algo que ele nunca ouviu falar?

Ele busca saber do que se trata.

O gestor, portanto, é um curioso por natureza.

É aquela pessoa que não tem nenhuma timidez em dizer que não sabe e buscar saber do que se trata determinado assunto.  

É essa curiosidade que faz ele descobrir coisas que podem ser úteis a algum setor do escritório:

Conceitos de neurociência podem ajudar o departamento financeiro a cobrar clientes inadimplentes. Aprender os benefícios e pontos negativos do coworking ou do home office pode mudar a forma de trabalho dos advogados.

Ele identificou um novo assunto que pode ser útil ao escritório?

O gestor aprofundará nos estudos desse assunto e, o mais importante, o apresentará aos integrantes do escritório que poderão se beneficiar da novidade.

Juntos, eles verão se é o caso de aplicar esse novo conhecimento e trazer mudanças para a empresa.

Assim, além de um curioso, ele deve ser um curioso contagiante. Um líder com capacidade de convencimento a respeito da importância do aprendizado.

Nesse sentido, são sempre bem-vindos programas internos de fomento à essa curiosidade.

Aqui no escritório, por exemplo, fazemos apresentações semanais de 15 minutos sobre algum assunto aleatório.

Vale qualquer tipo de assunto, com uma única exceção: não pode se relacionar com direito. Um dos tópicos da apresentação, porém, deve ser a respeito de uma possível aplicação do tema da apresentação na advocacia ou em nosso escritório.

Uma sugestão: aplique uma dinâmica como essa e veja o poder da criatividade do ser humano!

Para ressaltar esse ponto, veja uma lista publicada pelo LinkedIN sobre as 10 habilidades profissionais que mais são requisitadas nos currículos. A habilidade mais importante, segundo a Rede Social, é a criatividade.

Não era de se esperar outra habilidade. Afinal, empresas inovadoras são construídas por pessoas criativas. E para se tornar uma pessoa criativa, o melhor caminho é o exercício da curiosidade e do aprendizado.

Talvez seja esse o papel mais importante de um gestor de escritório de advocacia.

O de fomentar essa criatividade e esse amor à curiosidade.

Infelizmente, o nosso mercado ainda é muito “quadrado” e dá pouco reconhecimento à inovação.

O resultado disso é o ambiente burocrático e arcaico que o advogado precisa conviver, principalmente, no judiciário.

Com operadores do direito criativos e escritórios de advocacia inovadores, essa história pode mudar de rumo.

Desafios existentes na escolha de um gestor de escritório de advocacia

Quando o escritório define que precisa escolher um gestor, algumas perguntas devem ser respondidas. E as respostas nem sempre serão as mesmas para todos.

Não há uma fórmula mágica ou respostas pré-definidas.

Nesse sentido, não é a intenção desse texto responder as perguntas a seguir apresentadas, mas apresentá-las como provocações e desafios a serem superados.

Ademais, o envolvimento de todos os integrantes do escritório nessa escolha é fundamental. Cada integrante poderá contribuir com a sua experiência e com a realidade vivenciada dentro do escritório.

O gargalo que os mais jovens sofrem em um escritório, por exemplo, pode não ser percebido pelos advogados mais experientes.

Dito isso, vamos às principais perguntas que devem ser respondidas no processo de escolha de um gestor!

Solução caseira ou externa?

O gestor deve ser alguém que já trabalha no escritório? Ou deve ser alguém de fora, com alguma experiência em gestão ou administração de empresas?

As soluções caseiras possuem a vantagem de já estarem acostumadas com a realidade e com os valores do escritório.

Além disso, a pessoa que se torna gestora do escritório de advocacia onde já trabalha conhece de perto os principais gargalos e desafios da empresa. Sem contar que, o fato de já possuir relação com os integrantes do escritório facilita a mudança ou implementação de uma nova cultura.

Porém, a depender do tamanho do escritório, essa solução caseira pode não dar conta do recado. O que torna a solução externa, com mais experiência em gestão e menos relação prévia com o escritório, uma melhor escolha.

De fato, em escritórios maiores, com vários setores, é difícil tirar alguém de um setor específico para comandar os demais. Mesmo que essa pessoa seja a gestora do seu setor.

Em casos extremos, cada setor terá a sua cultura e os seus valores, o que pode gerar enormes conflitos quando alguém de um determinado setor ocupa um cargo (antes inexistente) de gestão de todos os setores.

O gestor jurídico deve ser advogado?

Imagem 2 - Gestor de escritório de Advocacia

Sem dúvidas, o exercício da advocacia é algo que deve ser levado em conta na hora da escolha do gestor do escritório.

Mas, será que essa experiência como advogado é imprescindível?

Assim como no tópico anterior, o tamanho do escritório pode ser decisivo nessa resposta.

Em pequenos escritórios, em que os problemas, em sua maioria, se relacionam com o cotidiano da advocacia, a experiência como advogado pode se tornar necessária.

Além disso, nesses escritórios, é comum que haja apenas uma pessoa voltada para a gestão. E por estar sozinha, é possível que o escritório exija a prática na advocacia, principalmente pela empatia com os demais advogados exigida pelo cargo.

Em escritórios maiores, é mais comum que essa característica seja dispensável. Principalmente pelo caráter corporativo desses escritórios, o que – em geral – resulta em gargalos comuns a qualquer empresa.

E por ter uma equipe de mais de uma pessoa, que geralmente inclui advogados, essa exigência sobre o cargo de gestor se torna desnecessária.

O advogado que vira gestor pode ter aspirações de voltar à advocacia?

Algo muito comum nos escritórios de advocacia é um dos integrantes atuar como “gestor temporário”. Como uma pessoa que está na gestão mas que ainda guarda aspirações de voltar para a advocacia.

Em geral, isso acontece em escritórios pequenos, em que nenhum integrante quer assumir esse posto e o escritório também não quer contratar ninguém de fora.

Nesses casos, com o espírito de que será uma solução temporária, um dos advogados assume a gestão. Mas, seu coração ainda está na advocacia.  

Caso o escritório tome essa solução temporária e, ao mesmo tempo, busque uma solução permanente para o cargo, isso pode não atrapalhar.

No entanto, se o escritório não se preocupar em encontrar essa solução permanente, isso pode gerar sérios prejuízos.

Primeiro, porque não será saudável para o advogado que está na gestão de forma temporária. Se a sua paixão é a advocacia, ou ele irá sofrer muito em trabalhar em um escritório de advocacia, mas não advogar, ou irá sofrer com sobrecarga de trabalho.

Segundo, por que não será saudável para o próprio escritório.

Como dito no primeiro conteúdo desta série, o gestor não pode se preocupar em advogar ao mesmo tempo em que se preocupa com a gestão. Em outras palavras, o gestor deve estar no cargo em que ocupa por vocação, e não por obrigação.

Caso contrário, nenhum benefício mencionado nas três últimas semanas será alcançado.

O cenário da advocacia 4.0 exige dos escritórios uma equipe multidisciplinar. O modelo padrão, com escritórios formados apenas por advogados, está com os dias contados. A presença de profissionais de diversas áreas, como tecnologia e marketing, será cada vez mais comum .

Nesse aspecto, um desses profissionais se torna fundamental: o gestor jurídico, que deve ser uma pessoa criativa, curiosa e com perfil de liderança.  

Se o seu escritório ainda não tem alguém no cargo de gestor do escritório, pense a respeito.

Exercer sua advocacia do jeito que a advocacia sempre foi exercida não levará seu escritório à inovação.