A gestão para advogados é muito importante para seu escritório, pois ela permite traçar metas de melhoria que vão transformar a forma de trabalhar da sua organização e, consequentemente, atingirão os resultados entregues aos clientes.
Ao organizar o fluxo de trabalho do seu escritório de advocacia, muitos profissionais ficam imersos em cumprir os prazos e serviços, deixando de lado a gestão jurídica do seu negócio, sem entender que o funcionamento da sua empresa pode ser ainda melhor com ela.
Por isso, é fundamental que os advogados passem a enxergar os escritórios como verdadeiras empresas que necessitam de melhorias contínuas na sua estrutura para desempenhar o trabalho de forma ainda mais eficiente e ágil. O que pode ser alcançado com a aplicação das estratégias certas de gestão.
Se você deseja descobrir tudo o que um bom gerenciamento pode trazer ao seu escritório jurídico, recomendamos que leia esse artigo!
Vamos falar sobre como a gestão para advogados deve ser feita de modo eficaz, além de apresentar técnicas importantes que podem ser implementadas no seu negócio. Confira:
Por que você deveria se preocupar mais com a gestão do seu escritório?
Como entregar um serviço de qualidade, se os processos da sua empresa não são executados com excelência? Em algum momento, pontos que não estão em alinhamento no seu negócio irãoimpactar na experiência dos clientes.
Por isso, a gestão é tão importante para seu escritório, pois ela permite traçar metas de melhoria que vão transformar a forma de trabalhar da sua organização e, consequentemente, atingirão os resultados entregues aos clientes.
Mas os benefícios de uma boa gestão para seu escritório de advocacia não param por aí. A seguir, você confere outros cinco impactos diretos que a aplicação de um gerenciamento consistente podem trazer à sua empresa:
1. Entregue uma experiência melhor para os seus clientes
O foco de todos os esforços realizados por qualquer organização é sempre impactar a jornada do cliente, atendendo suas demandas da forma mais satisfatória e eficiente possível.
Isso não seria diferente com os escritórios de advocacia. Logo, gerenciar bem os processos internos do seu escritório está ligado a essa preocupação de oferecer a melhor experiência de atendimento aos clientes.
Assim, você se mantém preparado para agir de modo rápido e eficaz, oferecendo soluções concretas que vão trazer as respostas que seus clientes precisam dentro dos prazos estabelecidos.
Além disso, uma boa experiência do cliente é o que vai garantir não só a longevidade dele, mas a conquista de novos, principalmente por indicação.
Então, esteja atento: sem uma boa gestão do escritório é impossível atingir a excelência no atendimento ao cliente, garantir a rapidez e assertividade necessárias na advocacia.
2. Reduza de custos e evite desperdícios
Além da parte administrativa, a ausência de processos sólidos para a gestão da sua empresa também afeta outro aspecto essencial para o sucesso do seu negócio: o planejamento financeiro.
Desse modo, alguns serviços, que poderiam ser realizados de forma prática, acabam se transformando em algo desafiante que vai custar mais recursos, tempo e mão de obra da organização para ser concluído.
Então, se um dos objetivos do seu escritório é reduzir gastos desnecessários, comece repensando o fluxo de trabalho da empresa. Observe os processos que hoje demandam maiores custos e pense em novos caminhos para sua execução.
Lembre-se: o que não é medido, não é otimizado.
Essa ação pode ser o primeiro passo para elaborar um bom plano de redução de gastos no seu escritório de advocacia, usando esse dinheiro para investir em outras melhorias.
Leia também o nosso artigo que vai te ensinar como reduzir o seu custo fixo na advocacia.
3. Diminua a sobrecarga de trabalho do seu escritório de advocacia
Nas organizações, onde não existe uma boa gestão, é comum que os colaboradores sejam envolvidos em situações como:
- Não saber quem está responsável por uma atividade;
- Fazer serviços que já estejam concluídos;
- Realizar trabalhos repetidos, que foram designados para seus companheiros;
- Correr para entregar demandas com prazos apertados ou perdê-los;
- Assumir responsabilidades que não foram executadas por outros profissionais.
Acontecimentos que podem ser eliminados com as estratégias adequadas de gestão, que vão te permitir conhecer melhor seus processos para fazer a distribuição de tarefas de modo mais igualitário e fácil.
Assim, seu time estará alinhado com cada colaborador ciente das suas responsabilidades e importância dentro do fluxo da empresa.
4. Evite problemas com a gestão de pessoas
Uma boa gestão leva em conta todos os aspectos que envolvem a sua organização. Isso inclui, especialmente, a condição dos seus colaboradores, que são peças fundamentais para a construção do seu negócio.
Com processos definidos, a organização consegue otimizar seu trabalho e dispor mais tempo para a convivência da equipe, seja para traçar as metas da empresa ou proporcionar momentos de descontração aos membros.
Ações que têm como propósito eliminar a possibilidade de contratempos entre os colaboradores e aumentar a motivação e o diálogo entre os profissionais.
5. Conquiste mais clientes na advocacia
A satisfação do cliente é o objetivo principal de qualquer organização. Com isso, todas as melhorias pensadas para a gestão do seu negócio, ainda que internas, são como passos para a construção do caminho até a realização desse propósito.
Uma trajetória que demonstra preocupação em oferecer a melhor experiência. Aos poucos, esse esforço alcançará reconhecimento para seu escritório, aumentando a confiança do público no seu trabalho e atraindo novos clientes.
Além disso, uma boa gestão abre espaço para ações estratégicas, como investir no marketing jurídico e na conquista de novos clientes.
Acesse o nosso conteúdo sobre marketing digital para advogados!
Por onde começar na gestão para advogados?
Para organizar o planejamento do seu escritório de advocacia, de modo consistente, será necessário que você faça um diagnóstico da sua empresa como um todo para encontrar os pontos que precisam de melhoria na sua gestão.
A seguir, vamos orientar sua jornada em direção à concretização desse plano por meio de seis ações que podem ser realizadas e vão impactar diretamente no gerenciamento do seu negócio. Acompanhe:
1. Enxergue o seu escritório de advocacia como uma empresa
O primeiro passo que você deve tomar é entender que seu escritório é uma empresa como todas as demais e, por isso, necessita dos mesmos cuidados que as outras organizações para atingir uma gestão profissional e eficaz.
Imersos na prática jurídica, muitos advogados abandonam o planejamento de aspectos da gestão do seu negócio, que também definem o sucesso da sua empresa, como organizar a parte financeira ou alinhar o trabalho do seu time.
2. Analise as diferentes áreas do seu negócio (cuidado para não focar apenas na área jurídica)
Você já percebeu que as funções específicas da advocacia não são as únicas que precisarão ser concretizadas pelo seu escritório.
Planejar o marketing jurídico, executar atividades administrativas e outras atribuições também fazem parte da rotina dos advogados que decidiram se aventurar no mundo do empreendedorismo.
Portanto, estabeleça uma boa divisão de tarefas de acordo com a prioridade das demandas para o desenvolvimento de cada área. Saiba que o sucesso da sua empresa depende diretamente dos resultados obtidos em cada um desses setores.
3. Entenda qual é o maior desafio do seu escritório no momento
A gestão existe para ajudar sua empresa a otimizar processos que precisam de melhoria, trazendo novas formas de execução dos serviços em menos tempo e com mais qualidade.
De nada adiantará implementar estratégias e ferramentas para o gerenciamento do seu negócio se elas não fizerem sentido para você. Por isso, antes de planejar a gestão do seu escritório, conheça as dores atuais da sua organização.
Tire um tempo para conversar com a sua equipe e faça uma reunião de diagnóstico da situação atual da sua empresa, identificando os desafios que precisam ser enfrentados. Eles serão o ponto de partida para as mudanças na sua gestão.
4. Busque melhorias contínuas e “pequenas”
O desenvolvimento da gestão do seu negócio não acontece do nada. Para identificar as melhores práticas, você deve percorrer um caminho que envolve o aprimoramento constante das estratégias.
Desse modo, é necessário implementar rotinas no fluxo de trabalho do seu escritório, priorizando os feedbacks e a busca por novas soluções aos desafios enfrentados. Assim, cada vez mais você estará em direção à melhoria dos seus processos.
5. Dê importância para os dados e para os números
As mudanças no seu escritório devem partir de dados concretos. Por isso, definir métricas para avaliar seus processos é fundamental, pois são elas que vão te ajudar na hora de tomar decisões importantes que influenciarão nos seus resultados.
Sem métricas para avaliar a situação da sua empresa é praticamente impossível elaborar um planejamento estratégico. Afinal, como você fará um diagnóstico se não possui critérios para medir sua eficiência? Então, sempre conheça seus números.
6. Faça uma boa gestão da informação e procedimente as tarefas rotineiras do seu escritório
Uma boa gestão de informação permite que seu time trabalhe com mais precisão e alcance os resultados esperados com mais agilidade pelo simples fato de ter o acesso aos dados essenciais da empresa no momento certo.
Isso traz transparência ao fluxo de trabalho da organização e reduz a margem de erros nos processos realizados. Também influencia no alinhamento da equipe e na distribuição das tarefas.
A tecnologia é uma grande aliada para a aplicação da gestão de informação nas empresas. Hoje, existem softwares para advogados em que você pode reunir e organizar esses dados com facilidade, compartilhando-os com os colaboradores.
Dicas práticas para uma boa gestão para advogados
Pensar em gestão jurídica deve ser uma prioridade se você quer se destacar e aumentar os seus resultados. Sendo assim, trouxemos dicas práticas e importantes para você discutir e implementar com a sua equipe o quanto antes.
A primeira delas é se organizar financeiramente. É essencial que você controle os indicadores financeiros do seu negócio e saiba de onde vem as principais receitas e as principais despesas.
Nesse sentido, nada de misturar gastos pessoais com o do seu escritório, mesmo que você atue sozinho e em casa! Para te auxiliar a entender mais sobre este assunto, temos um blog post e um episódio do Lawyer to Lawyer que aborda o tema controle financeiro para o seu escritório jurídico.
- Blog post – Controle financeiro para escritório de advocacia: importância e como fazer
- Podcast – Episódio #163
A segunda é gerenciar o seu tempo. Priorize as tarefas mais importantes para o seu escritório e tome cuidado para não ficar fazendo apenas tarefas urgentes e operacionais. Estimule um ambiente de trabalho colaborativo, mas com menos interrupções.
Outro ponto é o gerenciamento de equipe. É válido criar sistemas de “recompensa” e de “punição” para os advogados da sua equipe. Ou seja, os melhores devem ser promovidos, e os que não estiverem alcançando o padrão de desempenho desejado, devem ser desligados.
Um exemplo de como a Freelaw cria um método meritocrático para motivar os advogados:
- Advogados recebem mais de acordo com sua produtividade;
- Advogados são avaliados em cada serviço.
Para deixar tudo ainda mais claro, recomendamos que você assista ao episódio #115 do Lawyer to Lawyer: Gestão de Pessoas e Liderança em escritórios de advocacia.
Ao analisar os indicadores voltados para a produtividade – e também para a qualidade, certamente –, você conseguirá mensurar, de fato, quem carrega os propósitos da sua empresa.
Por fim, dê a devida importância ao marketing e à publicidade. Porque, se o objetivo do seu escritório é crescer, certifique-se que o seu negócio investirá tempo suficiente para iniciativas de marketing. Trabalhar apenas nas atividades operacionais, provavelmente, não gerará o crescimento esperado.
Sobre este assunto, temos o “Mapa de Conteúdos – O Guia do Marketing Jurídico” gratuito, que você pode baixar aqui e começar a estudar agora!
5 ferramentas tecnológicas para auxiliar na gestão para advogados
Com o auxílio da tecnologia, a gestão para advogados fica ainda mais fácil. Então, listamos 5 ferramentas digitais para advogados inovadores. Veja cada uma delas:
- Agenda Virtual
Um dos melhores exemplos que temos é o Calendário do Google. Pois, devido ao grande número de informações que o advogado deve lidar, é importante que todos os seus compromissos estejam concentrados em uma agenda.
O calendário do Google permite a integração com diversos sistemas para otimizar suas informações, além de configurar seus lembretes e compromissos. Comece o dia sabendo o que precisa ser priorizado!
- Armazenamento Digital em Nuvem
Ao armazenar um arquivo em nuvem, você também tem a possibilidade de compartilhá-lo com qualquer pessoa que quiser, sem que para isso tenha que enviar o documento fisicamente, bastando compartilhar o arquivo digital.
Além disso, você evita dores de cabeça caso seu computador trave e você perca tudo o que produziu, quando se esquece de salvar o arquivo!
- Softwares de gestão financeira
Embora administrar um escritório de advocacia exija a ajuda de um profissional de contabilidade, ter ferramentas de controle financeiro é uma forma de ajudar você a se organizar melhor. Hoje temos no mercado diversos softwares para te ajudar no controle do fluxo de caixa, recebimentos e até mesmo contabilidade.
- Softwares de gestão jurídica
Por meio dessas ferramentas, é possível realizar um melhor acompanhamento dos processos jurídicos e administrativos do seu escritório de advocacia.
Além disso, existem diversas outras funcionalidades extremamente úteis para o dia a dia da empresa, como compartilhamento de agenda entre os colaboradores, anexação de documentos, controle de valores e honorários, cadastro de clientes, entre outros.
- Softwares para elaboração de petições
Estruture um fluxo de delegação de petições para aliviar a sobrecarga de trabalho do seu escritório e aumentar sua capacidade produtiva sem aumentar seus gastos na mesma proporção.
Sobre este assunto, especificamente, vamos falar melhor logo abaixo.
Contratação de advogados sob demanda e gestão de equipes jurídicas remotas: uma tendência que você precisa conhecer
O universo jurídico tem se reinventado para melhorar ainda mais a rotina dos escritórios de advocacia e a forma como os serviços são executados por eles.
Entre as novidades em ascensão na gestão das empresas jurídicas estão os investimentos no trabalho digital, que incluem recursos como a contratação de advogados online sob demanda ou o gerenciamento de equipes remotas.
Essas inovações são acompanhadas de ferramentas que garantem que o serviço seja executado com a mesma qualidade dos escritórios físicos tradicionais, porém com menos custos envolvidos.
Na sequência, trazemos outros dois pontos importantes sobre essa nova forma online de atuar na advocacia, acompanhe:
Cresça o seu escritório de forma digital, sem aumentar os seus custos fixos
Tudo o que os escritórios jurídicos fazem para entregar a melhor experiência de serviço aos seus clientes envolve custos operacionais para a empresa. Com o trabalho remoto, é possível questionar se esses gastos fazem sentido para você.
Por exemplo, sabemos que o aluguel de uma sala física bem localizada na cidade é muito alto. Então podemos avaliar: será que o serviço executado pelos advogados nesse espaço não poderia ser feito da mesma forma em casa?
É por meio desta e de outras observações que você analisará se o trabalho remoto pode ser uma realidade para sua empresa, aproveitando para repensar sua estrutura em um formato mais flexível e enxuto que diminua os custos.
Conte com a ajuda da Freelaw para estruturar um sistema de delegação de tarefas
Durante o texto, entendemos que não basta aos advogados saberem apenas da parte jurídica do seu escritório, sem se atentar às outras demandas da sua empresa, como a forma adequada de gerenciar seu time ou de usar o marketing para atrair mais clientes.
Aqui na Freelaw estamos sempre em busca de ajudar os profissionais da advocacia a aprenderem sobre essas e outras questões, usando da inovação e tecnologia, para otimizar seu trabalho e alcançar o sucesso desejado.
Os nossos conteúdos podem ser acessados de modo gratuito e em diferentes formatos. A seguir, detalhamos alguns deles para você conhecer mais:
Conteúdos fundamentais para aprender gestão para advogados
A nova experiência de trabalho na advocacia proposta pela Freelaw tem o objetivo de enxergar seu escritório como uma empresa, que precisa de cuidados que vão desde prestar bons serviços jurídicos a saber mais sobre gestão administrativa.
Para te ajudar nessa jornada, oferecemos conteúdos, voltados a essas novas demandas do universo jurídico, disponíveis em formatos digitais. Abaixo, falamos mais sobre cada um deles:
Uma maneira de não perder nada é assinando a newsletter da Freelaw, clicando aqui. Com os conteúdos que chegarão no seu e-mail, você, advogado, poderá revolucionar a gestão da sua empresa e atrair ainda mais clientes.
2. Se inspire nas histórias no Lawyer to Lawyer
Os podcasts estão em alta e aqui na Freelaw também gostamos muito desse formato! Por isso, criamos o “Lawyer to Lawyer” para trazer as melhores práticas de gestão, inovação e tecnologia para advogados por meio dessa plataforma.
Esse conteúdo é construído em um bate-papo com profissionais que contam as estratégias que já implementaram para desenvolver o trabalho executado por suas empresas. No momento, já são mais de 100 entrevistas realizadas. Aproveite!
É importante ressaltar que grande parte do conteúdo deste artigo foi extraído de um bate-papo entre Gabriel Magalhães e Júlia Resende, focado na gestão para advogados.
3. Assista aos episódios das Lives da Freelaw
Uma das maneiras de você adquirir conhecimento sobre gestão com a ajuda da Freelaw é assistindo às aulas que disponibilizamos no nosso canal no YouTube. Basta você digitar “Live” no espaço para a pesquisa dentro do canal que você encontrará inúmeras, como a Live #030: Gestão e delegação de tarefas na advocacia.
Além de aprender com os nossos especialistas, você ainda pode conhecer sobre os melhores métodos e ferramentas para alavancar o trabalho da sua empresa.
Recomendamos que você assista a nossa primeira live sobre o método Freelaw para entender mais sobre como podemos te auxiliar a gerenciar melhor os processos do seu escritório:
4. Baixe os mapas de conteúdos da Freelaw
Se você prefere se informar por meio de textos, então vai gostar de conhecer os nossos mapas de conteúdos. Eles são materiais aprofundados que você pode baixar para aprender ainda mais sobre gestão e advocacia.
Um dos mapas que já elaboramos é e-book “Gestão Ágil para advogados” para ajudar quem está passando por problemas de sobrecarga de trabalho no seu escritório. Baixe esse material gratuitamente aqui!
