Gestão jurídica? Metodologias ágeis? Planejamento?

Gestão jurídica é uma dor de cabeça para você?

Como organizar melhor a rotina do seu escritório de advocacia?

Qual é a importância de uma boa gestão jurídica para um escritório?

Como uma equipe pode melhorar a gestão jurídica de um escritório de advocacia?

Essas são perguntas frequentes que, em algum momento, podem ter te despertado curiosidade. Isso acontece porque, muitas vezes, os advogados não entendem a necessidade de assumir, também, o papel de gestão. Portanto, se você quer ficar por dentro de tudo que boa gestão jurídica é capaz de fazer no seu escritório de advocacia, este é o conteúdo ideal!

O que é gestão jurídica?

Os escritórios de advocacia são empresas e merecem ser tratados como tal. Entretanto, o que acontece em muitos casos é que o escritório de advocacia não é gerido como uma empresa. Isso, certamente, implica em diversos prejuízos, como você verá ao longo deste texto.

A falta de conhecimento de técnicas de gestão jurídica eficazes é uma das maiores causas desse problema. Na faculdade de direito não se aprende a gerenciar um escritório de advocacia e, na hora da prática, isso acaba sendo deixado de lado por muitos advogados. 

Mas, apesar disso poder te assustar um pouco, não encare como uma tarefa tão difícil assim! Caso você queira ficar por dentro de tudo sobre gestão de escritórios de advocacia, leia o nosso artigo com tudo que você precisa saber sobre o tema e continue conosco até o fim desse texto. 

Neste artigo, você vai saber ainda mais sobre:

O que é uma gestão jurídica eficaz?

Uma gestão jurídica eficaz é aquela que garante o melhor funcionamento do seu escritório de advocacia. Se a sua dificuldade é o cumprimento de prazos, então o seu escritório deverá gerenciar o modo como eles estão sendo delegados, por exemplo.

Mas, é importante lembrar sempre que uma gestão jurídica eficaz não foca somente em um setor do escritório de advocacia, mas é um trabalho que abrange todas as áreas, desde a delegação de tarefas até o financeiro.

Então, uma gestão jurídica eficaz entende o funcionamento do negócio como um todo e aplica as técnicas e as práticas que separamos para te mostrar ao longo deste texto. Lembrando que tudo isso de forma personalizada para cada modelo de escritório de advocacia.

Qual a importância da gestão jurídica eficaz para o escritório de advocacia?

Você se sente melhor nos dias em que se levanta e deixa a sua cama arrumada ou naqueles dias nos quais a deixa bagunçada?

A sensação de organização é sempre a melhor. Ela nos traz mais segurança e confiança no dia a dia. É essa a sensação que o advogado tem quando seu escritório possui uma gestão jurídica eficiente.

E esse sentimento perpassa para toda a equipe, melhorando a qualidade do trabalho e consequentemente a entrega até o cliente. Então, se você observar bem uma gestão jurídica eficaz fará com que você entregue o melhor serviço ao seu cliente, deixando-o satisfeito: o maior objetivo de um escritório de advocacia.

Erros frequentes na gestão de escritórios de advocacia

Existe sempre uma área ou departamento do escritório responsável pelas maiores dores de cabeça dos sócios. Você já conseguiu identificar o seu?

Separamos os erros mais frequentes na gestão jurídica dos escritórios de advocacia para que você fique atento a cada um deles e, assim, não se torne mais um advogado em meio à crise na advocacia. Saiba quais são:

  • Não investir em marketing jurídico;
  • Negligenciar o financeiro do escritório de advocacia;
  • Perder tempo realizando tarefas repetitivas;
  • Não se dedicar ao relacionamento com os clientes;
  • Não investir em tecnologia.

7 pontos necessários para a profissionalização da gestão da sua advocacia

Para conseguir uma gestão jurídica eficaz na sua advocacia é necessário que o modelo de gestão utilizado no seu escritório de advocacia seja o mais profissional possível. Porque, como dissemos no início do texto, e não custa lembrar, o escritório de advocacia deve ser tratado como uma empresa.

Nesse sentido, as empresas necessitam de modelos de gestão profissionalizados, caso contrário todo o trabalho com a “gestão” será convertido em tempo jogado no lixo. Isso significa dinheiro perdido.

Foi pensando nisso que trouxemos para você os 7 pontos necessários para a profissionalização da sua gestão jurídica. Veja cada um deles:

1 – Analise as diferentes áreas do seu escritório 

Lembre-se de que o seu escritório de advocacia não é formado somente pela área jurídica. Para aqueles que atuam em demandas judiciais, por exemplo, a criação de peças e de peticionamentos não é o único trabalho a ser feito durante todas as horas de trabalho.

Existem tarefas administrativas que precisam ser executadas, o setor  financeiro necessita ser acompanhado, é preciso fortalecer o relacionamento com os clientes, deve-se ter um cuidado maior com a área do marketing jurídico, entre tantas outras atribuições.

Para cada uma das áreas, é importante que você realize uma boa divisão de tarefas e priorização das atividades. E, ainda que você seja uma “euquipe”, o simples fato de realizar essa divisão no papel já te trará clareza para entender quais tarefas você prioriza no dia a dia e quais são os seus maiores gargalos.

Pela nossa experiência, é comum que os advogados invistam muito tempo nas tarefas jurídicas e pouco tempo em atividades estratégicas.

2 – Realize um planejamento estratégico para o seu escritório

Defina o principal objetivo para o ano, inclusive de 3 a 5 indicadores que você acompanhará durante este período. E, ainda, defina metas e indicadores trimestrais, para que você possa ajustar a rota, caso necessário.

O primeiro passo que você pode dar hoje mesmo é definir onde quer estar daqui a cinco anos.

Para entender mais sobre planejamento estratégico sugerimos que leia o nosso artigo “Planejamento estratégico escritório de advocacia: o passo a passo completo”.

3 – Estruture a sua advocacia baseada em dados

Por aqui, na Freelaw, nós gostamos de brincar que “em Deus nós confiamos, todos os outros devem trazer dados”.

Se você não possui números, fica difícil entender quais são os maiores gargalos do seu negócio atualmente.

Temos um artigo específico sobre métricas para advogados que você pode gostar: Métricas para escritórios de advocacia: por que e como definir?

4 – Adote metodologias ágeis na advocacia

As metodologias ágeis são práticas conjuntas que proporcionam maior adaptabilidade no modo de condução dos processos de gestão, realizadas através de pequenos ciclos.

Alguns exemplos de metodologias ágeis são o SCRUM e o Kanban. Neste último as tarefas são organizadas através de cartões, divididos em três partes: To do (a fazer); Doing (fazendo) e Done (feito). Já a primeira utiliza “ritos” de ação e de evolução bem definidos e específicos que devem ser seguidos à risca.

Mas antes de tentar aplicar uma metodologia é importante que você compreenda o conceito de ser ágil. E a partir daí, entenderá a metodologia que melhor se aplica ao seu escritório de advocacia.

5 – Realize um planejamento financeiro adequado para a sua realidade

Para conseguir realizar um planejamento adequado do seu escritório de advocacia é importante que separe as finanças pessoais das finanças do seu escritório. Podemos considerar esse como o primeiro passo que deve ser dado para um bom planejamento financeiro.

Você pode adotar algumas boas práticas, como a estruturação do plano de contas através da separação entre receitas e despesas. E assim ter o controle de seu fluxo de caixa, com a antecipação das despesas, inclusive dos tributos.

Com isso, defina objetivamente o seu orçamento, traçando metas bem claras e definidas. E não se esqueça de separar sempre uma reserva de emergência!

Você pode controlar tudo isso a partir de planilhas. Se você quer saber como a inovação pode ser mais fácil do que você imagina, leia o nosso artigo sobre o tema clicando aqui.

6 – Invista em inovação e tecnologia na advocacia

A inovação e tecnologia podem ser as ferramentas responsáveis por salvar o seu escritório de advocacia e trazer o diferencial tão necessário em um mercado extremamente competitivo como é a advocacia no Brasil, tornando-o um escritório composto por advogados 4.0.

A utilização de tecnologia é fundamental para a advocacia hoje. Com esse super auxílio, você pode garantir mais tempo para realizar outras tarefas, como a prospecção de clientes para o seu escritório. Além disso, ela permite a contratação de advogados sob demanda, para atividades que por exemplo não são de sua expertise, ou ainda por outra escolha que cabe a você definir.

7 – Capacite a sua equipe e demonstre que a gestão é uma prioridade para vocês

A equipe é o aspecto central para uma gestão jurídica eficiente. Não basta que você se dedique a organizar todo o modelo de gestão, organizar a casa, se a equipe não está empenhada em colaborar com isso.

Em grandes empresas, as equipes possuem um alto grau de empoderamento e são direcionadas para resolver problemas. Isso significa que, do estagiário ao sócio, todos são encorajados a dar suas opiniões e a ser criativos.

Por isso, estabeleça este tipo de cultura no seu escritório de advocacia, deixando muito bem definida a missão, a visão e os valores que norteiam o escritório.

Conversamos mais afundo sobre isso na aula abaixo. Confira:

Exemplo prático de gestão jurídica

Não basta entender toda teoria sobre como utilizar a gestão jurídica para trazer maior eficiência ao seu escritório de advocacia. Por isso, separamos exemplos práticos para que você possa aprender com a eles a como implementar uma cultura de gestão jurídica no seu escritório de advocacia.

Conheça o seu cliente e a sua “jornada”

Para fornecer um bom serviço jurídico é importante que o advogado conheça a jornada do seu cliente. Se estamos falando de uma pessoa jurídica, por exemplo, conheça bem o modelo de negócios, os valores e aquilo que é importante para a empresa; no caso de um cliente  pessoa física, conheça bem as dores dele. Isso lhe ajudará a escolher a melhor estratégia para cada caso concreto.

Assim, tendo um bom relacionamento com os seus clientes o modelo de gestão jurídica do seu escritório de advocacia terá um norte muito bem definido.

Defina o portfólio de serviços jurídicos que você oferecerá

A partir do entendimento de quem são os seus principais clientes fica fácil definir o portfólio de serviços jurídicos que o seu escritório irá fornecer.

E por que isso é tão importante para a gestão jurídica do escritório?

Porque quem faz tudo não acaba não fazendo nada bem. Então, com o portfólio de serviços jurídicos bem definidos, você irá utilizar a gestão como uma ferramenta para te auxiliar a fazer o que precisa ser feito bem.

Para saber mais, leia o nosso artigo “Gestão jurídica: como definir o portfólio de serviços de um escritório”.

Entenda os procedimentos internos necessários para conseguir novos clientes, atender os clientes atuais e fidelizá-los

Os procedimentos internos da gestão do seu escritório podem ser ferramentas cruciais para que você não se torne refém do boca a boca.

Compreender o meio em que o seu escritório está inserido faz com que você possa traçar estratégias eficientes de crescimento. A utilização do marketing digital, por exemplo, é uma ferramenta de captação e retenção de clientes.

Então, para você começar agora mesmo a utilizar essas ferramentas de inovação tecnólogica, entenda bem o funcionamento de seu escritório. E faça isso através da gestão do seu escritório de advocacia.

Realize um planejamento e defina as métricas que serão acompanhadas

Como já dissemos, os escritórios de advocacia são empresas e devem seguir um modelo de gestão profissional. Um dos pilares para isso é o acompanhamento das métricas do escritório.

As métricas aplicáveis ao setor financeiro de um escritório de advocacia talvez sejam as mais conhecidas. Mas este não é o único setor que pode se valer das métricas para que sejam acompanhados os resultados.

Com a realização de planejamento e métricas bem definidas você conseguirá dados sobre as diversas áreas do seu escritório.

Defina rituais de gestão jurídica com a sua equipe

Algumas empresas utilizam rituais de gestão jurídica, com metodologias extraídas do SCRUM por exemplo.

Uma ótima sugestão é a realização de duas reuniões semanais: uma para estabelecer metas a serem seguidas ao longo da semana e outra para analisar tudo aquilo que foi realizado pela equipe ao longo da semana.

Assista à nossa live sobre como a gestão estratégica deve fazer parte da sua rotina: 

Delegue tarefas com eficiência

A delegação de tarefas deve ser feita de modo estratégico. Não se trata de simplesmente atribuir qualquer tarefa a qualquer pessoa.

Vamos te dar um exemplo prático: se você precisa elaborar um contrato de uma temática que ninguém no seu escritório possui expertise, é bem mais interessante para o seu escritório contratar advogados sob demanda para realizar essa atividade. Assim, ninguém do seu time precisará gastar tanto tempo estudando sobre uma área específica, com pouca demanda. Essa situação poderia influenciar no cumprimento de prazo de outras atividades do escritório.

Para te auxiliar a entender ainda mais sobre gestão de tempo no seu escritório jurídico, separamos um conteúdo exclusivo para você. Acesso o nosso um mapa de conteúdos gratuito que vai te auxiliar a cumprir seus prazos com eficiência