A gestão de tempo para advogados é o processo de planejar e controlar o uso da sua carga horária para alcançar os objetivos de trabalho de maneira eficiente e efetiva.
Na profissão de advogado, o tempo é um recurso valioso e limitado. Dessa maneira, é importante geri-lo de forma eficiente para atender a demanda de clientes, cumprir prazos, participar de audiências, preparar documentos e realizar outras atividades importantes.
Então, tocar na pauta “gestão de tempo para advogados” é fazer muita gente pedir socorro! Afinal, estamos tratando de uma dor recorrente, que impede muitos advogados de crescerem como gostariam e priorizar tarefas para alcançar metas.
Nesse sentido, a organização dos horários atinge diversas esferas na vida do profissional do direito. E, além de gerenciar casos, isso inclui equilibrar responsabilidades profissionais e pessoais, a fim de evitar distrações e interrupções.
Certamente, gerir o tempo não é nada fácil. Por isso, sabemos que lidar com prazos acumulados, demandas e interrupções pode ser extremamente estressante. Porém, felizmente, existem técnicas eficazes que podem ajudar a organizar todas as demandas e a aproveitar melhor seu tempo na advocacia.
Nesse artigo, vamos explorar estas técnicas e dar dicas práticas sobre como lidar com os principais desafios da gestão de tempo para advogados. Desse modo, você aprenderá a otimizar a sua rotina e a acabar com a sobrecarga de trabalho, para, assim, equilibrar o tempo entre a sua vida dentro e fora do escritório.
Antes de prosseguir com a leitura, queremos deixar uma recomendação: uma maneira de entender ainda mais sobre pautas importantes como gestão para advogados é assinando a newsletter da Freelaw – clicando aqui. Você receberá conteúdos frequentes focados na melhoria do seu escritório de advocacia.
Os 4 principais desafios na gestão de tempo para advogados
Como vimos, gerir o próprio tempo não é nada fácil. Contudo, fica mais palpável começar este processo quando entendemos quais são os principais entraves. Vejamos quatro deles:
1. Excesso de trabalho e de responsabilidades
Lidar com a carga de trabalho e as diversas responsabilidades na advocacia é um dos principais desafios na gestão de tempo para advogados. Sem dúvidas, esses profissionais precisam lidar com prazos acumulados, processos complexos, reuniões, atendimento a clientes, entre outras demandas, o que pode ser bastante desafiador ainda que você já seja um advogado experiente, com anos de carreira e um escritório consolidado.
2. Falta de pessoas qualificadas ou de confiança na equipe
Escolher uma equipe competente e confiável é fundamental para o sucesso do seu escritório. No entanto, pode ser desafiador encontrar pessoas com as habilidades e atitudes adequadas para te ajudar a gerenciar todas as demandas.
No dia a dia do seu escritório, a falta de pessoas qualificadas e confiáveis na sua equipe pode dificultar a gestão eficiente do seu tempo. Um exemplo bastante comum é quando você precisa supervisionar e controlar toda a equipe quando não tem certeza de que ela está apta a lidar com as tarefas diárias. E isso pode comprometer sua capacidade de realizar outras atividades importantes
Além disso, se a sua equipe não é confiável, pode haver um risco de erros ou descuidos que prejudiquem a qualidade do seu trabalho. Lembre-se: é o nome do seu escritório
que está em jogo!
Logo, é importante ter a certeza de que sua equipe está apta a lidar com as demandas de forma eficiente, liberando mais tempo para você dedicar a outras questões do escritório, como marketing jurídico e estratégia.
3. Falta de procedimentos internos e de organização na distribuição de tarefas
A falta de procedimentos internos claros e uma distribuição desorganizada de tarefas pode levar a desperdício de tempo, duplicando esforços ou até mesmo negligenciando tarefas importantes. Consequentemente, pode haver atrasos na entrega de projetos, comprometer a qualidade do trabalho e prejudicar a gestão de tempo para advogados.
Além disso, a falta de organização pode dificultar a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe, o que pode resultar em erros e retrabalho. Por isso, é importante que seu escritório tenha procedimentos claros e uma boa organização para garantir a eficiência e a efetividade da equipe.
4. Necessidade de atuar em diferentes frentes do escritório ao mesmo tempo
Outro desafio na gestão do tempo é a necessidade de atuar em diferentes frentes do escritório ao mesmo tempo, sendo algumas delas:
- fechamento de contratos;
- atendimento ao cliente;
- elaboração de peças e documentos jurídicos;
- gestão administrativa e financeira;
- marketing.
Isso pode ser bastante exigente e requer uma gestão cuidadosa do tempo para equilibrar todas as demandas.
Os princípios para uma boa gestão de tempo para advogados
Para começar a se organizar, efetivamente, é preciso pontuar alguns fatores que causam o desperdício de tempo. A partir deles, você pode traçar ações. Então, confira cada um atentamente:
1. Mensure como você gasta o seu tempo hoje
Este princípio enfatiza a importância de se ter uma visão clara do uso do tempo diário para identificar pontos de melhoria e otimização. Para isso, use ferramentas de anotações, aplicativos de gerenciamento de tempo ou registros eletrônicos para rastrear como você está gastando seu tempo durante o dia.
Isso permite que você veja claramente onde está gastando mais tempo e onde existem oportunidades para otimizar e melhorar. E, para te auxiliar a escolher ferramentas que são úteis nessa mensuração, confira o nosso artigo sobre as ferramentas digitais para advogados.
2. Analise quais tarefas mais consomem o seu tempo
Ao mensurar como você gasta seu tempo, você vai conseguir identificar quais tarefas consomem muito seu tempo. Isso é importante para determinar quais são possíveis de serem otimizadas e quais são possíveis de serem delegadas.
Por exemplo, se você passa muito tempo elaborando uma petição inicial, você pode delegar a elaboração e passar a apenas revisá-la. Veja como funciona este processo, explicado em nosso artigo sobre petições online.
3. Invista menos tempo no operacional e mais tempo no estratégico
É importante identificar as atividades que realmente requerem a sua atenção e priorizá-las, como planejamento, pesquisa e desenvolvimento de estratégias que podem fazer seu escritório alcançar resultados mais eficazes.
Leia também “Planejamento estratégico escritório de advocacia: o passo a passo completo”.
4. Redefina os procedimentos de trabalho que mais impactam a sua gestão de tempo atualmente
Reestruturar procedimentos ineficientes é importante para otimizar o tempo e aumentar a eficiência. Por exemplo, se você está gastando muito tempo realizando tarefas manuais que podem ser automatizadas, você pode considerar a implementação de software para te ajudar.
Sobre este assunto, também temos um conteúdo rico sobre softwares para advogados.
5. Analise se é possível delegar tarefas que você realiza para outras pessoas do escritório
Delegar tarefas para outras pessoas é uma forma de aumentar a sua eficiência, pois você passa a se concentrar nas atividades que requerem sua expertise e conhecimento especializado.
6. Analise se existem tecnologias que podem ser aplicadas para otimizar o fluxo de trabalho
A tecnologia pode ser uma grande ajuda na otimização da gestão de tempo para advogados, automatizando tarefas repetitivas e otimizando o fluxo de trabalho, como o uso de aplicativos de gerenciamento de tempo, software de automação de tarefas e ferramentas de comunicação e colaboração entre a equipe.
Nos itens anteriores citamos duas referências de artigos tanto sobre ferramentas, quanto sobre softwares para advogados. Vale a pena voltar e conferir!
7. Faça o possível para evitar interrupções no trabalho
Interrupções são uma das principais fontes de perda de tempo e eficiência. É importante estabelecer horários para check-ins, respostas a e-mails e outras atividades que possam interromper o trabalho.
6 estratégias para a gestão de tempo para advogados
Para colocar as ações em prática, alguns métodos comprovados de foco, de organização de tarefas e de otimização de tempo são viáveis. Confira quais são os indicados pela Freelaw:
- Método GTD: este método é dividido em 5 etapas:
- Caixa de entrada: primeiramente, você vai verificar todas as suas atribuições;
- Processar: entender o que fazer com cada uma delas, ou seja, devo jogar a informação fora? Posso não tomar uma ação agora, mas é importante rever a ideia em breve? Deixo-a arquivada?
Além disso, estabeleça se você pode fazer na hora (caso levar menos de 2 minutos); delegar (caso você não seja a pessoa mais apropriada para a tarefa) adiar; - Organizar: hora de criar listas, pastas, de segmentar as tarefas, inserir calendários, arquivos de referência e afins;
- Rever: faça uma revisão periódica de todas as suas tarefas, pelo menos semanalmente;
- Executar: neste momento, hora de colocar a mão na massa, obedecendo toda a organização que você já detalhou até este momento!
- Matriz GUT: essa é uma metodologia de priorização das resoluções de problemas. Para isso, avalie:
- Gravidade: fator de impacto – que pode ser financeiro – a depender dos objetivos do seu escritório;
- Urgência: fator tempo;
- Tendência: o que acontecerá com aquele problema se ele não for resolvido de uma vez.
- Matriz Impacto x Esforço: consiste em uma grade dividida em quatro áreas para categorizar as tarefas e as ações identificadas após analisar a situação em questão.
- Eixo “esforço”: volume de trabalho necessário;
- Eixo “impacto”: ganho pelas consequências positivas para todo o time a partir da resolução do problema.
- Pomodoro: divisão do tempo para aumento de foco e eficiência na execução das tarefas. São ciclos de 25 minutos de trabalho, sendo 5 minutos de descanso. Após fazer 5x, 15 minutos de descanso.
- SCRUM: aplique os rituais no seu escritório de pequenos ciclos, nos quais os objetivos são divididos e as tarefas verbalizadas para os membros da sua equipe. Você consegue alcançar o dobro dos resultados na metade do tempo!
- Kanban: melhore os fluxos de trabalho do seu escritório desenvolvendo workflows com o método Kanban. Você pode dividir um grande projeto em colunas em um quadro. Nestas colunas, contém cartões que serão movidos de acordo com o andamento de cada atividade.
Como equilibrar o tempo entre o trabalho e a vida pessoal?
Conseguir dar conta da vida profissional e ter uma vida pessoal organizada não pode ser um problema para os advogados. Afinal, para conseguir um bom desempenho no escritório, é necessário ter uma vida equilibrada em todas as esferas.
Portanto, vamos deixar dicas para você não priorizar uma à outra:
- Defina limites: estabeleça horários claros para trabalhar e descansar, e cumpra esses horários de forma rigorosa;
- Planifique antecipadamente: planeje suas atividades pessoais com antecedência para evitar conflitos com o trabalho;
- Desconecte-se: desconecte-se do escritório fora do horário de trabalho para evitar estresse e ansiedade;
- Pratique atividades relaxantes: dedique tempo para atividades relaxantes, como ler, fazer exercícios ou meditar, para reduzir o estresse;
- Busque apoio: busque apoio de amigos e familiares para dividir responsabilidades e garantir tempo para si mesmo;
- Seja flexível: esteja disposto a ser flexível e a mudar seus planos se algo importante surgir na vida pessoal;
- Tenha perspectiva: lembre-se de que equilibrar trabalho e vida pessoal é uma jornada contínua e não uma tarefa concluída. Mantenha uma perspectiva saudável e seja gentil consigo mesmo.
Conteúdos da Freelaw para te ajudar a gerenciar melhor seu tempo
- Live #060: Como conseguir tempo para cuidar da gestão e da prospecção de clientes na advocacia?
- Lawyer to Lawyer #130: Produtividade para advogados: como otimizar o tempo no seu escritório – c/ João Schulte
- Como você gere o tempo do seu escritório com atividades operacionais?
Além destes conteúdos de gestão de tempo para advogados, a Freelaw também desenvolveu um software para revolucionar a forma de delegação de serviços na advocacia, sem gastos exorbitantes. Assim, advogados se cadastram e delegam a elaboração de suas petições a advogados especializados por meio da contratação de um plano de assinatura ou de serviços sob demanda. Você pode conhecê-lo melhor, clicando neste link.
Este conteúdo foi extraído de uma conversa entre Gabriel Magalhães e Júlia Resende, descontraída e extremamente importante para advogados que querem criar presença digital e conquistar clientes pelas redes sociais. Essa conversa é o episódio 171 do Lawyer to Lawyer, o podcast da Freelaw, que você pode ouvir enquanto vai para o escritório!
