Uma boa gestão de processos judiciais é importante para que o fluxo de trabalho seja otimizado e, assim, seja possível garantir eficiência e qualidade na prestação dos serviços jurídicos. Entenda como implementar bons processos no seu escritório!

Gestão de processos refere-se à aplicação de práticas e técnicas que otimizam os fluxos de trabalho dentro de uma empresa, e na gestão para advogados não é diferente.

Desenvolver uma boa gestão de processos judiciais permite aumentar a produtividade, reduzir custos, minimizar erros e retrabalhos, além de proporcionar uma melhor experiência para o cliente. Por isso, é importante implementar estratégias e utilizar ferramentas que otimizem o fluxo de trabalho da equipe do escritório, garantindo maior eficiência e produtividade. 

Neste artigo, você vai aprender sobre a importância da gestão de processos em escritórios de advocacia, além de aprender a identificar e mapear os processos do seu escritório, os gargalos existentes e como encontrar oportunidades de otimização, reduzindo custos, prazos e aumentando a eficiência do seu trabalho e da sua equipe. Confira!

O que é gestão de processos e qual sua importância na advocacia?

A gestão de processos consiste em um conjunto de práticas e técnicas que visam otimizar os fluxos de trabalho dentro de uma empresa, aumentando a eficiência na rotina do trabalho.

No contexto dos escritórios de advocacia, a gestão de processos se refere à aplicação dessas práticas para gerenciar e controlar todas as etapas que envolvem os processos judiciais e administrativos dos clientes, desde a abertura do caso – com a chegada do cliente no escritório – até a sua conclusão.

A importância da gestão de processos judiciais está relacionada à necessidade de garantir a eficiência e a qualidade na prestação de serviços jurídicos. A aplicação dessas técnicas pode aumentar a produtividade, reduzir custos, minimizar erros e retrabalhos, além de proporcionar uma melhor experiência para o cliente.

É possível falar, portanto, que se existe no escritório uma tarefa que é feita várias vezes durante um dia ou durante uma semana, por exemplo, essa tarefa merece ter regras para ser executada. Assim, sempre que uma pessoa for executá-la, saberá exatamente qual é o procedimento padrão, evitando erros e desperdícios.

Na prática, seria como uma construção de procedimentos padrões e de controle de qualidade, aumentando as chances de a tarefa ser executada da forma esperada, reduzindo trabalho e aumentando eficiência, afinal, se o profissional não souber exatamente o que deve fazer, é provável que ele produza menos do que poderia.

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Como identificar e mapear os processos existentes em um escritório de advocacia?

A identificação dos processos deve começar com a análise do fluxo de trabalho do escritório, identificando cada uma das etapas desde o atendimento ao cliente até a execução em si dos serviços jurídicos.

Para isso, é necessário, primeiramente, mapear o passo a passo que o cliente percorre desde o momento em que ele chega no escritório até o momento em que o caso dele é finalizado. O que precisa ser feito para que ele seja bem atendido? Por quais times ele passa? Qual é o fluxo desse trabalho?

Após identificar cada fase, é importante mapear os maiores desafios que o escritório enfrenta. Por exemplo, um escritório que atua com contencioso pode identificar que o seu gargalo está na elaboração das petições iniciais. Logo, é preciso desenvolver um procedimento para melhorar essa fase do fluxo de trabalho.

Nesse cenário, ao melhorar essa fase inicial da jornada do cliente, será mais fácil melhorar também as fases seguintes, garantindo a ele uma excelente experiência. Ou seja, identificando o fluxo de trabalho e mapeando cada etapa, é possível entender os principais desafios do escritório e quais etapas precisam ser otimizadas e melhor executadas.

Como analisar os processos identificados e encontrar oportunidades de otimização?

Após identificar os processos existentes, com a documentação dos processos em mãos é possível realizar uma análise minuciosa de cada um deles. 

A análise deve incluir:

• a identificação de pontos de gargalo,
• ineficiências, redundâncias e atrasos,
• a qualidade dos processos,
• se os processos estão atendendo aos objetivos do escritório.

Essa análise é fundamental pois ela permitirá a identificação de oportunidades de otimização e melhora dos processos, reduzindo, inclusive, custos e prazos. 

Existem várias maneiras de identificar essas oportunidades, como:

1. Eliminação de tarefas desnecessárias: é comum encontrar tarefas que não agregam valor ao processo, que podem ser eliminadas ou simplificadas.
2. Automação de tarefas: algumas tarefas podem ser automatizadas, como o envio de e-mails, a criação de documentos padrão e o preenchimento de formulários, por exemplo.
3. Redução do tempo de espera: muitos processos possuem etapas que exigem que os documentos ou informações aguardem a ação de outra pessoa ou departamento. A redução do tempo de espera pode ser feita através de uma melhor comunicação e coordenação entre as equipes envolvidas.
4. Realocação de recursos: é possível realocar recursos, como pessoas e materiais, para melhorar a eficiência dos processos. Por exemplo, a alocação de uma equipe específica para lidar com casos semelhantes pode reduzir o tempo de processamento e aumentar a qualidade do trabalho.
5. Melhoria do fluxo de trabalho: um fluxo de trabalho bem estruturado e organizado pode aumentar a eficiência dos processos e reduzir erros. Ao melhorar o fluxo de trabalho, é possível identificar gargalos e atrasos e encontrar maneiras de eliminá-los.

Uma dica é implementar fluxos de produção, segmentando as tarefas de cada profissional do escritório, por exemplo, uma pessoa ficará responsável pelo atendimento ao cliente e coleta de documentos, outra pessoa ficará responsável pela elaboração das peças iniciais, uma terceira pessoa ficará responsável pelo protocolo e assim por diante, de acordo com a realidade da estrutura do seu escritório, é claro.

Geralmente, essa forma de criar processos gera muita eficiência e permite que cada um desses profissionais se torne especialista naquilo que ele é responsável.

Ferramentas que podem ser utilizadas para otimizar e agilizar a gestão de processos judiciais

É fundamental, também, que os escritórios de advocacia estejam atualizados e façam uso de ferramentas tecnológicas para aprimorar a gestão de processos judiciais, garantindo, assim, uma atuação mais eficiente e competitiva no mercado.

Há diversas ferramentas disponíveis no mercado que ajudam a otimizar o processo de trabalho, como, por exemplo, ferramentas de gestão que diminuem o tempo desde o atendimento até o protocolo da ação. 

Outro exemplo que podemos citar é a própria Freelaw, que, por meio de sua plataforma, ajuda escritórios a delegar a elaboração de suas petições, ajudando a equipe interna a economizar tempo nessa atividade operacional.

São diversas opções para automatizar tarefas repetitivas, realizar controle de prazos e processos, facilitar a comunicação com os clientes, gerir documentos e analisar dados, dentre várias outras.

Para saber mais sobre essas ferramentas, leia nosso artigo Software para advogados: o guia completo e imparcial

A importância de treinar e engajar a equipe do escritório para uma cultura de gestão de processos judiciais eficiente

A equipe do escritório de advocacia é um dos principais ativos da empresa, e a importância do treinamento e engajamento desses colaboradores em uma cultura de gestão de processos judiciais eficiente não pode ser subestimada.

Algumas das principais razões pelas quais é importante treinar e engajar a equipe do escritório em uma cultura de gestão de processos eficiente são:

1. Melhora da produtividade: colaboradores treinados e engajados em uma cultura de gestão de processos judiciais são capazes de executar suas tarefas de forma mais eficiente e eficaz, o que leva a uma maior produtividade geral do escritório.
2. Redução de erros e retrabalho: quando a equipe do escritório é treinada e engajada, é menos provável que ocorram erros ou retrabalho. Isso leva a um aumento na qualidade do trabalho e na satisfação do cliente.
3. Maior inovação: colaboradores treinados e engajados em uma cultura de gestão de processos judiciais eficiente são mais propensos a pensar em maneiras criativas de melhorar seus processos de trabalho. Isso pode levar a novas ideias e inovações que podem beneficiar o escritório e seus clientes.
4. Melhoria do clima organizacional: quando os colaboradores se sentem valorizados e envolvidos em um processo de melhoria contínua, eles são mais propensos a estar satisfeitos em seu trabalho e a permanecer no escritório a longo prazo. Isso leva a um ambiente de trabalho mais positivo e colaborativo.

Em resumo, o treinamento e engajamento da equipe do escritório em uma cultura de gestão de processos eficiente é essencial para o sucesso e crescimento sustentável do escritório. É importante que seja explicado com clareza o porquê de esses processos estarem sendo aplicados, assim, a própria equipe poderá contribuir com melhorias e opinar de forma estratégica. 

Uma dica para que todos se sintam motivados a seguir processos, é envolver a equipe na criação de processos em escritórios de advocacia. Apresente o problema e discuta com sua equipe quais procedimentos podem ajudar a aumentar a eficiência e os resultados do escritório.

Ouça o Podcast “Como criar uma equipe de alta performance no seu escritório de advocacia“

Como monitorar e avaliar a gestão de processos judiciais em escritórios de advocacia?

Após engajar sua equipe e implementar um novo processo de gestão no seu escritório de advocacia, é importante monitorar e avaliar sua eficácia. Algumas dicas para monitorar e avaliar os processos implementados são:

1. Estabeleça métricas de desempenho: determine quais métricas serão usadas para avaliar a eficácia do processo implementado. Isso pode incluir o tempo de execução de tarefas, a qualidade do trabalho produzido, o nível de satisfação do cliente e outros indicadores relevantes.
2. Monitore as métricas regularmente: crie um sistema de monitoramento para garantir que as métricas de desempenho sejam medidas regularmente e que os dados coletados sejam precisos e confiáveis. Isso permitirá que você identifique problemas ou tendências negativas rapidamente.
3. Realize avaliações regulares: agende avaliações regulares do processo implementado para determinar se ele está atingindo os objetivos desejados. Se o processo não estiver atendendo às expectativas, ajustes ou melhorias podem ser necessários.
4. Use ferramentas de gerenciamento de processos: como falamos acima, utilize ferramentas de gerenciamento de processos, como softwares de fluxo de trabalho e de automação para simplificar a medição e monitoramento das métricas de desempenho.
5. Analise e interprete os dados: analise os dados coletados para identificar tendências, problemas e oportunidades de melhoria. Isso permitirá que você tome medidas proativas para melhorar a eficácia do processo implementado.
6. Faça ajustes conforme necessário: com base nos dados coletados e nas avaliações realizadas, faça ajustes e melhorias no processo implementado. Isso garantirá que ele permaneça eficaz e eficiente ao longo do tempo.

Conclusão

Muitas vezes temos a tendência de achar que os problemas nos escritórios estão nas pessoas mas, na maioria das vezes, estão nos processos.

Por isso, uma dica final é ter em mente que a gestão de processos judiciais é um processo contínuo de melhoria. Não se trata de implementar uma mudança e considerá-la concluída, é preciso manter uma mentalidade de melhoria constante e estar disposto a fazer ajustes ao longo do tempo para garantir que seus processos continuem a atender às necessidades do escritório e dos seus clientes.

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Este conteúdo foi extraído do episódio #177 do podcast Lawyer to Lawyer, que pode ser acessado nos seus players de áudio ou pelo YouTube, no canal da Freelaw. Além deste, você encontrará diversos conteúdos para melhorar cada vez mais a gestão do seu escritório de advocacia. Não deixe de conferir!