Falar sobre gestão de escritórios de advocacia é passar a enxergá-los como empresas. Então, os sócios devem estar atentos ao funcionamento de todos os setores, para que o melhor serviço possa ser oferecido ao cliente (e isso vale também para quem trabalha sozinho, ou com equipe reduzida).

A faculdade de direito nos ensinou pouco ou quase nada sobre gestão de escritórios de advocacia. O mercado jurídico também não. Mas os nossos escritórios jurídicos são empresas e tratá-los dessa forma garantirá mais facilidades e menos problemas a longo prazo. Sendo assim, sabemos que uma das maiores “dores de cabeça” dos advogados é a gestão.

Desconhecer técnicas e boas práticas de gestão de escritórios de advocacia pode te causar muita dificuldade relacionada ao destaque positivo no meio jurídico. Afinal, mesmo que seja possível executar todos os serviços com agilidade e qualidade, o crescimento do escritório aumentará o volume de coisas a fazer, o que pode comprometer a produtividade. Por isso, é imprescindível buscar formas para crescer com eficiência, sem comprometer a sua qualidade de vida. 

Esse crescimento sustentável é feito pela otimização de três pilares do escritório:

1. Equipe;
2. Cultura;
3. Processos.

Neste artigo, analisaremos cada um desses pilares de forma detalhada. Este é o material mais completo que você encontrará na internet sobre gestão de escritórios de advocacia. Por isso, nós recomendamos que você estude com atenção até o final e compartilhe com os outros advogados de sua equipe. Afinal, dificilmente a sua equipe será ágil se apenas você entender este movimento que pode te ajudar a ganhar mais dinheiro na advocacia.

Ah! Se você quer saber como diagnosticar a gestão do seu escritório e o que fazer a partir daí, a live abaixo vai te ajudar bastante!

Além do que foi mencionado, o que você vai ver neste artigo:

Introdução à gestão de escritórios de advocacia

Um escritório de advocacia é uma empresa de prestação de serviços, que precisa executar diferentes tipos de atividades, dentre elas: atendimento ao cliente, elaboração de documentos jurídicos, participação em audiências, questões administrativas e financeiras. Trata-se, portanto, de um sistema que engloba diversas funções interconectadas e interdependentes. E quanto maior o tamanho do escritório, mais complexo fica esse sistema.

No início de um escritório, os próprios sócios conseguem executar as diferentes atividades sozinhos. Por isso, a ausência de conhecimentos de gestão de escritórios de advocacia causa menos impacto. Por outro lado, quando um escritório começa a crescer é preciso trazer mais pessoas. Então, a estrutura começa a ter secretárias, setor financeiro, estagiários, advogados menos experientes, advogados mais experientes, parceiros, contadores… Assim, surgem dúvidas que provavelmente você já teve:

• Como garantir que todas essas atividades estão sendo executadas com qualidade e eficiência?
• Como garantir que essas pessoas executarão as atividades da forma que os sócios esperam?

Muitos advogados acabam criando expectativas de que os próprios profissionais saberão o que precisa ser feito, mas não os orientam e não definem regras e processos da forma que deveriam. E, nesses casos, geralmente acontece um ciclo vicioso.

As 9 etapas do ciclo vicioso da má gestão de escritórios de advocacia

1. O escritório cresceu e os sócios precisaram aumentar o tamanho de suas equipes jurídicas;
2. Os sócios não possuem: uma identidade de empresa bem definida e difundida, um planejamento estratégico bem definido, processos definidos e nem divisão de tarefas definidas;
3. Devido à ausência de processos claros e divisão de tarefas, aumenta-se o números de erros cometidos por toda a equipe jurídica, em especial pelos advogados e pelos estagiários da equipe jurídica;
4. Os sócios começam a se questionar sobre a competência técnica de vários advogados e estagiários;
5. O ambiente de trabalho começa a ter muita pressão – por vezes, até hostilidade;
6. A rotatividade da equipe jurídica aumenta, com vários profissionais pedindo demissão ou sendo demitidos;
7. Os sócios questionam a competência técnica e responsabilizam todos esses profissionais que cometeram algum erro;
8. Eles começam a acreditar que, realmente, é difícil encontrar profissionais comprometidos e qualificados no mercado;
9. Assim, desistem de crescer e resolvem se tornar mais enxutos, ou reiniciar o ciclo vicioso com a contratação de novos profissionais para a equipe jurídica – com uma desconfiança ainda maior.

Alguns advogados devem estar argumentando: “não é bem assim. Em vários casos, profissionais com má competência técnica e com falta de comprometimento são os grandes responsáveis pelos problemas”. De fato, em diversos momentos, alguns problemas ocorrem devido à falta de competência técnica de determinados profissionais. Por outro lado, na maioria dos casos, os profissionais não conseguem entregar serviços com qualidade e eficiência, porque todo o sistema interno contribui para isso, afetando negativamente a gestão de escritórios de advocacia.

Caso o escritório não possua processos claros e divisão de tarefas bem definidas, as pessoas não sejam treinadas para desempenhar suas funções e não exista planejamento estratégico, toda a estrutura estará gerando conflitos internos, erros e ineficiência. Por isso, a solução para esses problemas não está na responsabilização individual de profissionais pelos erros cometidos. Mas sim, em uma análise sistêmica de toda a organização.

Por que é importante inovar na gestão de escritórios de advocacia?

Inovar não quer dizer gastar muito dinheiro. Na inovação é preciso desaprender, para aprender de novo. Não se assuste! Esse é o caminho que os advogados fazem para evoluir os seus escritórios.

O cenário tradicional da advocacia definia as funções do advogado como as mais comuns: atender clientes, ir às audiências e fazer petições. Contudo, após a Revolução Técnico-Científico-Informacional – e também com a pandemia do novo coronavírus – houveram grandes mudanças nas relações do trabalho jurídico. Assim, os advogados precisam se adaptar ao futuro, garantindo a viabilização e a execução dos seus serviços no menor tempo, com o menor custo e com uma qualidade superior à dos demais profissionais – que não inovam.

A Freelaw entrevistou o advogado Geraldo Gonçalves sobre essa inovação real, e simples, na advocacia. Ele é especialista em direito empresarial e contou como foi o processo de mudança do seu escritório de uma versão mais tradicional para uma inovadora, potencializando a gestão de escritórios de advocacia, incluindo o dele. Confira:

Análise sistêmica de um escritório de advocacia

Nesse ponto, é possível ter clareza de que um escritório de advocacia é uma organização, assim como qualquer outro tipo de empresa. E é preciso analisar todos os pilares que fazem parte desse sistema, interdependente e interconectado: equipe, cultura e processos. Assim, você vai identificar as lacunas que atrapalham a sua gestão e vai conseguir crescer com eficiência.

Equipe

A equipe é o aspecto central da organização. Afinal, grandes empresas são feitas por grandes pessoas.

No caso das grandes empresas bem sucedidas, geralmente suas equipes são multifuncionais, autossuficientes, empoderadas e focadas em resolver problemas. Isso significa que, desde o estagiário ao sócio, todos são estimulados a dar suas opiniões e a serem criativos para buscarem soluções.

Escrevemos um artigo que trata exatamente dessa questão: “Organizações ágeis: por que o advogado recém formado é fundamental para inovação em um escritório de advocacia?“.

Na prática, as maiores lacunas que diminuem a eficiência da gestão de escritórios de advocacia são as seguintes:

• Falta de definição de funções individuais;
• Estrutura organizacional muito hierárquica;
• Ambiente de muita pressão e com punição para as pessoas que cometem erros;
• Falta de colaboração;
• Falta de orientação e de capacitação para a equipe jurídica;
• Ausência de liderança, de feedbacks de forma adequada e liderança com base no poder do cargo que ocupa, ao invés de liderar pelo exemplo.

Cultura

As culturas mais bem sucedidas geralmente dão permissão para que as pessoas falhem e não são focadas em “estrelas”. Essas equipes utilizam do poder da inteligência coletiva, buscando sempre um entendimento compartilhado.

Para desenvolver uma “cultura forte” é preciso vivenciar todos os valores da organização no dia a dia. Dessa forma, em uma boa gestão de escritórios de advocacia, consegue-se diminuir o número de erros, problemas e desperdícios. Porque de nada adianta que o escritório tenha escrito um documento em seu site com visão, missão e valores, se na prática nada disso é vivenciado internamente.

Os maiores problemas que podem surgir nesse sistema são:

• Falta de planejamento estratégico;
• Falta de alinhamento sobre a cultura organizacional;
• Cultura que valoriza alguns poucos indivíduos talentosos em detrimento do coletivo;
• Cultura hierárquica ao extremo.

Processos

As empresas com processos bem definidos possuem todos os procedimentos que acontecem diariamente bem mapeados. Elas sabem dizer com precisão qual a jornada do cliente e quais as tarefas que precisam ser executadas. Assim, a todo momento esses processos são analisados e aprimorados pela equipe.

As maiores objeções que podem surgir nesse pilar são de processos:

• Definidos mas não executados pela equipe;
• Definidos de “cima para baixo”;
• Indefinidos.

Em quais desses sistemas está a inovação e a tecnologia?

A inovação e a tecnologia estarão presentes ou ausentes na rotina de gestão de escritórios de advocacia de acordo com o desenvolvimento desses sistemas de organização. Dessa maneira, um escritório, que possui processos mal definidos, falta de divisão de tarefas e um desalinhamento sobre a identidade organizacional, pode até buscar soluções tecnológicas pontuais, mas dificilmente conseguirá ser realmente inovador.

A inovação e a tecnologia só se tornam um diferencial competitivo quando estão presentes nos processos internos e quando as pessoas são estimuladas e têm liberdade para buscar por elas. É preciso inovar, antes de buscar tecnologia.

A inovação começa na base: na valorização das pessoas, no desenvolvimento da cultura e dos processos internos.

Pouco adianta que os escritórios busquem lawtechs e legaltechs, ou outras soluções tecnológicas, caso ainda não possuam uma cultura realmente inovadora.

Erros comuns na gestão de escritórios de advocacia

Relacionamento fraco com o cliente

Você sabe, de fato, se relacionar com o seu público de interesse? Aliás, antes disso, o seu público de interesse já está definido? Tendo isso em vista, um erro muito frequente na gestão de escritórios de advocacia é o de não se aproximar dos clientes, esperando que eles venham ao invés de buscá-los. Listamos abaixo algumas dicas para você melhorar esse quesito:

• O especialista é você, não o cliente. Por isso, o advogado precisa explicar todos os detalhes de como a justiça funciona para ele. Saliente informações como quanto tempo demoram as fases do processo, quantas são as prováveis fases do caso específico e qual é a média de duração de cada uma delas;
• Seja transparente, demonstre o seu interesse na ação e crie empatia, para que o cliente se sinta parte do processo;
• Não espere que o cliente procure o escritório para saber sobre o andamento da ação. Para se organizar melhor, defina um sistema periódico – mensal, quinzenal ou trimestral – para dar retornos. E se o processo esteja parado? Aí você diz a ele que ainda não houve avanços no caso;
• Seja o mais claro possível com as suas regras;
• Estabeleça um canal de comunicação preferencial, assim como prazo de retorno.

Caso queira saber mais sobre este tópico, convidamos você para acessar o artigo “Relação entre cliente e advogado: como criar uma nova experiência“.

Não definir uma especialidade

Um equívoco cometido por muitos advogados é “querer abraçar o mundo” da advocacia, ou seja, atender no maior número de áreas possível. Dessa maneira, fica bastante difícil oferecer um serviço de qualidade, já que as áreas são amplas e requerem especialidades para uma melhor resolução de problemas.

A partir do momento que você foca o seu escritório em poucas especialidades, você terá mais controle sobre a gestão das tarefas jurídicas decorrentes de cada caso. Em consequência, o seu conhecimento naquela área será ainda mais consolidado. Com o tempo, os clientes ideias vão procurar o seu escritório para resolver problemas que eles sabem que você é o nome mais indicado na área para aquilo.

Falta de investimento em marketing jurídico

O marketing é, sem dúvidas, a alma dos negócios. Ele deve estar internalizado e consolidado em todas as empresas para que elas sejam notadas e se consiga mais clientes. Contudo, na advocacia, tem-se o medo de ferir o Código de Ética da OAB, que veda alguns tipos de publicidade. Mas, existem formas de divulgação do trabalho do seu escritório que são permitidas.

No artigo “Marketing jurídico: como atrair clientes por meio da internet” você vai entender melhor sobre o universo do marketing aplicado na sua realidade. Caso a sua dúvida ainda seja relacionada às limitações da OAB, este podcast vai te esclarecer:

Falta de tempo para planejamento de metas

Na sua gestão de tempo devem constar as reuniões de planejamento de metas dentro da rotina do escritório, não em horários extras. Mas, como alinhar as expectativas com a realidade e bater essas metas? Uma grande ferramenta para isso são as OKRs. Você já ouviu falar delas?

OKR (Objectives and Key Results) é um sistema de definição de metas, muito usado pelo Google e por outras grandes empresas. Trata-se de uma abordagem simples para criar alinhamento e engajamento em torno de metas mensuráveis, geralmente utilizada de forma trimestral (mas você pode definir a melhor periodicidade para a sua realidade).

Os OKRs são traçados para realizar descrições qualitativas memoráveis do que se deseja alcançar, com objetivos devem curtos, inspiradores e envolventes, que motivem a equipe:

• Anualmente são criados planos de longo prazo;
• A cada trimestre a equipe define os OKRs;
• Uma vez por mês a equipe analisa as métricas (KPs) para entender se estão mais próximos ou mais distantes de atingir as metas.

Neste artigo você vai saber muito mais sobre essa metodologia urgente e necessária na sua rotina jurídica.

E o episódio “Como Implementar Scrum e OKRs em seu escritório de advocacia?” do podcast Lawyer to Lawyer também vai te mostrar um panorama sobre o assunto:

Não automação de atividades repetitivas

A criação de procedimentos operacionais padrão para a realização de atividades repetitivas facilita e muito a rotina do escritório de advocacia, sobretudo quando novas pessoas entram para o time. Mas, por mais que você tenha criado “receitas” com o passo a passo para a realização dessas tarefas manuais, a automatização é uma alternativa que traz simplificação e proporciona ganho de tempo. Atenção para a entrevista com o advogado Victor Valdívia, especialista no tema:

O que são metodologias ágeis para a gestão de escritórios de advocacia?

As organizações ágeis adotam metodologias que são um conjunto de sistemas interconectados e interdependentes, que as fazem mais flexíveis, atentas às mudanças e menos hierarquizadas. Nessas empresas, a estrutura “top down” – com um sócio/chefe no topo, passando por advogados e terminando em estagiários – é trocada por uma ordem mais maleável, que possibilite o diálogo e que capacite o escritório a responder mudanças de forma mais rápida.

Além disso, as equipes sabem suas funções e suas tarefas que devem ser cumpridas em um determinado período de tempo. Dessa forma, o resultado são times autogeridos, mais enxutos e multidisciplinares, que conseguem trazer mais dinamismo e segurança para empresas – inclusive os escritórios jurídicos – no mundo atual. E, por fim, o principal: o escritório se torna muito mais adaptado às alterações e às inovações do mercado.

Empresas que usam metodologias de gestão tradicionais, podem seguir planejamentos a longo prazo que duram muitos meses, até anos. Isso leva a uma inflexibilidade no caso de haver alterações imprevistas e mudanças de perspectiva. Entretanto, com a implementação de metodologias ágeis, qualquer mudança de cenário é muito mais bem digerida por todos, preparada a passar por alterações de trabalho, de acordo com o ritmo de serviço.

Lidar com a otimização e a agilidade na gestão é extremamente importante no contexto atual, dado que vivemos em um mundo extremamente globalizado e cada vez mais tecnológico, com mudanças e substituições recorrentes. Assim, a metodologia ágil permite que uma empresa seja gerenciada com naturalidade e com fluidez.

Como transformar a sua equipe jurídica em uma organização ágil?

Existem metodologias que podem te ajudar nessa tarefa e, posteriormente, explicaremos o SCRUM e o Kanban. Para iniciar essa forma de trabalho com sua equipe, busque as ferramentas que você julgar interessante. E lembre-se: o seu escritório pode se adaptar a uma, a outra, ou a várias ao mesmo tempo, que se complementam.

Mas, fique atento: cuidado com as metodologias! Nem sempre uma metodologia será boa, viável e recomendável para o seu escritório. Por isso, antes de se preocupar demais com as metodologias em si, incorpore o que é ser ágil! Após isso, usar e adaptar as metodologias ao seu escritório se tornará mais fácil e eficaz.

SCRUM para advogados

SCRUM é uma metodologia de gestão extremamente delimitada e objetiva de organização e de progresso de atividades, marcada por “ritos” de ação e de evolução bem definidos. Ela é baseada em ciclos e em fases das atividades com períodos de trabalho curtos, para que sejam possíveis feedbacks contínuos, evitando o risco de cair em um planejamento engessado, complexo e árduo de ser alterado – o que gera perdas ao longo dos processos.

O SCRUM é a metodologia de: planejar, executar, verificar, errar, consertar, validar, verificar, tudo de forma rápida e flexível, permitindo que adaptações sejam feitas de forma mais fácil. “Pense rápido, aja rápido, erre rápido”.

Os ritos da SCRUM

• Sprint plannning: reunião de toda a equipe para planejar as tarefas que serão executadas no próximo ciclo de trabalho.
  • Inicialmente, entenda “sprint” como um período de trabalho, que pode variar de 7 a 30 dias geralmente, a depender de variáveis como nível de complexidade do trabalho, tamanho da equipe e habilidade com a metodologia;
  • Para o início do Sprint Planning, a equipe deve fazer uma reunião e as tarefas devem ser planejadas pela equipe, para serem feitas no ciclo definido.
• Sprint review: ao final do período determinado, é feita uma análise do que foi feito, do que não foi feito e a equipe busca entender como pode melhorar para o próximo ciclo de trabalho.
  • Após o período de Sprint Planning, deve ser feita uma revisão daquele ciclo inicial de trabalho, fazendo um “pente-fino” dos processos e verificando o que deu certo e o que não deu, para se fazer as correções necessárias.
• Daily meeting: reuniões diárias com duração aproximada de 15 minutos.
  • Essas reuniões são extremamente importantes para que a realidade do escritório seja diariamente analisada, podendo ser feitas até em pé e no início de cada expediente, dando dinamicidade e garantindo que haja feedbacks diários dos processos e das atividades;
  • É interessante a resposta das seguintes perguntas por cada membro:
    • O que você fez ontem?
    • O que você fará hoje?
    • Existe algo que está te impedindo de cumprir as suas tarefas?
  • Surgindo problemas a partir dessas perguntas, eles podem ser resolvidos rapidamente com uma simples conversa ou ajuste, ou com mudanças de procedimentos e de fluxos, garantindo que haja uma adaptação constante aos gargalos desses processos.

4 dicas úteis para aplicação do SCRUM

1. Escolha de um product backlog (repositório de tarefas): o escritório deve determinar um ambiente (físico ou virtual), no qual inicialmente serão colocadas as tarefas que devem, em algum momento, serem realizadas. Em seguida, deve ser definida uma ordem de priorização dessas tarefas, de acordo com a ordem de urgência. Exemplos:
   • Papel;
   • Quadro;
   • Post-it;
   • Asana;
   • Trello;
   • Excel.
2. Em cada sprint planning, a equipe deve analisar o backlog e determinar todas as tarefas que precisam ser executadas no próximo ciclo de trabalho. Não se preocupe em errar e cuidado com urgência em excesso!
3. A daily meeting é uma etapa de suma importância para fazer pequenos ajustes que permitam mudanças de formas de trabalho e de processos, de modo que as metas sejam cumpridas até o fim daquele sprint planning. Durante a daily, responda às seguintes perguntas:
   • O que você fez ontem?
   • O que você fará hoje?
   • Existe algo te impedindo?
4. Ao final de cada ciclo de trabalho, a equipe analisa a performance coletiva e busca por aprimoramentos na sprint review:
   • Se tudo foi cumprido, faça as seguintes perguntas:
     • Será que tudo ocorreu bem?
     • Alguém ficou sobrecarregado?
     • Foram colocadas menos demandas do que suportaríamos (cuidado com a burnout!)?
   • Se algo não foi cumprido, faça as seguintes perguntas:
     • Teve muitas demandas urgentes?
     • Qual tipo de demanda não foi entregue?
     • Por que os responsáveis não conseguiram entregar essa demanda? Alguém ficou sobrecarregado?
     • Foi um problema de trabalho em equipe ou os fluxos dos processos não estão adequados?
   • E o mais importante: as revisões não são uma correção de prova onde há aprovados e reprovados. O SCRUM serve para buscar o aprendizado e o melhoramento da rotina do escritório, entendendo os pontos positivos e os problemáticos a serem corrigidos, não punidos.

Kanban para advogados

Tradução em japonês de “cartão”, o Kanban é uma ferramenta extremamente simples que você pode utilizar para separar e organizar as tarefas do seu escritório, ou de setores dele. Ele funciona a partir de um quadro (físico ou virtual, no qual podem ser utilizadas os mesmos products backlogs citados no SCRUM), dividido em três partes:

1. To do (a fazer): tarefas a serem feita;
2. Doing (fazendo): tarefas que estão sendo feitas;
3. Done (feito): tarefas já concluídas.

Dessa maneira, o Kanban te ajuda a visualizar o seu trabalho, a limitar as atividades em andamento e a a otimizar o fluxo de tarefas.

O Kanban não impõe regras, como o SCRUM, e deve ser utilizado em conjunto com outras ferramentas, pelo fato dele ser extremamente simplório. Sendo assim, é perfeitamente conveniente utilizar esse método aliado a outros de gestão ágil, de modo que se complementem e se retroalimentem.

3 dicas importantes para execução do Kanban

1. Faça métricas e analise os dados intrínsecos do Kanban:
   • Meça o tempo (horas, dias, semanas) que uma tarefa demora para ser movida de uma coluna para outra, entendendo o que pode ser melhorado.
2. Crie diferentes Kanbans para diferentes fluxos internos em seu escritório, por exemplo:
   • Marketing;
   • Atendimento e comunicação com clientes;
   • Atividades jurídicas.
3. Utilize o Kanban de acordo com o fluxo de tarefas e a jornada do cliente do seu escritório de advocacia:
   • Entenda todas as tarefas que precisam ser executadas para gerar valor para o cliente;
   • Transforme as colunas do Kanban tradicional (to do, doing, done) em colunas de estágio do cliente, como: ligação para o cliente, marcação de reunião, reunião, conclusão de assinatura do contrato de honorários, elaboração de petição inicial, relatório para o cliente.

Caso queira saber ainda mais sobre essas metodologias, você pode assistir à aula online abaixo:

Ferramentas de gestão de tarefas para escritórios jurídicos

Alguns softwares são excelentes para a gestão de escritórios de advocacia. Listamos abaixo alguns que podem ser bastante úteis na sua rotina:

1. JusBrasil: confere as suas peças, de forma a evitar erros de português, por exemplo;
2. Slack: além dos e-mails usados ​​para tipos de comunicação específicos (que exigem documentação mais formal e detalhada), também temos essa ferramenta gratuita de mensagens;
3. Google Drive: usado para armazenar arquivos e documentos;
4. Appear.in, Zoom, Google Meet: feitos para a realização de videoconferência (caso você não se adapte a esses aplicativos, este conteúdo te mostra outras opções);
5. Trello, Asana: usado para a gestão e a organização de tarefas;
6. Discord: permite a comunicação em chats de texto de voz, além da criação de salas privadas de bate-papo.

Como gerir uma equipe jurídica remota?

Já deu para perceber que gerir um escritório de advocacia é uma tarefa que requer dedicação, não é verdade? Já pensou em como fazer isso com uma equipe jurídica remota? Então, temos algo importante para te falar: todo o conteúdo deste artigo também se aplica aos escritórios jurídicos remotos.

Além disso, hoje em dia, por meio da internet, é possível contratar advogados que vão te entregar o serviço solicitado com qualidade e segurança. Essa é uma alternativa para quem não pretende realizar contratações fixas por enquanto. E, se você quiser contar com o apoio de uma equipe jurídica remota para te ajudar a cumprir os seus prazos, você pode contar com a Freelaw para a contratação e gestão de advogados sob demanda.

Ufa! Se você chegou até o final deste artigo, parabéns! Você aprendeu muita coisa importante sobre como gerir um escritório de advocacia. Agora é hora também de compartilhar todo esse conhecimento com outros amigos advogados e amigas advogadas. Envie o link desta página para eles!

Por fim, para te ajudar a colocar em prática todos esses ensinamentos, nós separamos o mapa de conteúdos gratuito “Cumpra os seus prazos com mais eficiência“.