Conhecimentos sobre gestão de escritórios de advocacia é essencial para qualquer advogado em crescimento de carreira. Seu escritório de advocacia é uma empresa, e tratá-lo como tal garantirá mais facilidades e menos problemas a longo prazo. 


Desconhecer técnicas e boas práticas de gestão de escritórios de advocacia pode causar a você e seus sócios muita dificuldade relativa ao crescimento. Afinal, mesmo que vocês consigam executar todos os serviços com agilidade e qualidade, o crescimento do escritório aumentará o volume de coisas a fazer, o que pode comprometer a produtividade. 

Não basta apenas saber como executar tarefas, o crescimento de seu escritório faz com que seja preciso gerenciar o trabalho de uma equipe jurídica, o que não é uma tarefa fácil.

Se o seu objetivo profissional é aumentar a estrutura de seu escritório, crescer na profissão e ampliar sua carteira de clientes, você precisará buscar formas para crescer com eficiência, sem comprometer sua qualidade de vida. 

Esse crescimento sustentável é feito pela otimização de três pilares do escritório:

  1. Equipe
  2. Cultura
  3. Processos

No artigo de hoje, analisaremos cada um desses pilares de forma detalhada. Ao final, você terá um guia prático para conduzir o crescimento eficiente de seu escritório.

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Introdução à Gestão de Escritórios de Advocacia

Um escritório de advocacia é uma empresa de prestação de serviços, que precisa executar diferentes tipos de atividades: atendimento ao cliente, elaboração de documentos jurídicos, participação em audiências, questões administrativas, financeiras, etc.

Trata-se, portanto, de um sistema, que engloba diferentes tipos de atividades que são interconectadas e interdependentes.

Quanto maior o tamanho do escritório, mais complexo fica esse sistema.

No início de um escritório, os próprios sócios conseguem executar todas essas diferentes atividades sozinhos. Por isso, a ausência de conhecimentos de gestão de escritórios de advocacia causa menos impacto.

Por outro lado, quando um escritório começa a crescer é preciso trazer mais pessoas.

A estrutura começa a ter: secretárias, financeiro, estagiários, advogados menos experientes, advogados mais experientes, parceiros, contadores, etc.

E como garantir que todas essas atividades estão sendo executadas com qualidade e eficiência? Como garantir que essas pessoas executarão as atividades da forma que os sócios esperam?

Muitos advogados acabam criando expectativas de que os próprios profissionais saberão o que precisa ser feito, mas não os orientam e não definem regras e processos, da forma que deveriam.

E, geralmente nesses casos, acontece um ciclo vicioso.

As 09 etapas do Ciclo Vicioso da má Gestão de Escritórios de Advocacia

  1. O escritório cresceu e os sócios precisaram de aumentar o tamanho de suas equipes jurídicas
  2. Os sócios não possuem uma identidade de empresa bem definida e difundida, não possuem um planejamento estratégico bem definido, não possuem processos definidos e também não possuem divisão de tarefas definidas
  3. Devido à ausência de processos claros e divisão de tarefas, aumenta-se o números de erros cometidos por toda a equipe jurídica, em especial por advogados e estagiários da equipe jurídica
  4. Os sócios do escritório começam a se questionar sobre a competência técnica de vários advogados e estagiários
  5. O ambiente de trabalho começa a ter muita pressão (por vezes, até hostilidade)
  6. Aumenta-se a rotatividade da equipe jurídica (vários profissionais pedem demissão e outros são demitidos)
  7. Os sócios questionam a competência técnica e responsabilizam todos esses profissionais que cometeram algum erro
  8. Os sócios começam a acreditar que, realmente, é difícil encontrar profissionais comprometidos e qualificados no mercado
  9. Os sócios desistem de crescer e resolvem se tornar mais enxutos ou resolvem reiniciar o ciclo vicioso com contratação de novos profissionais para a equipe jurídica (com uma desconfiança ainda maior)

Alguns advogados devem estar argumentando: “Não é bem assim. Em vários casos, profissionais com má competência técnica e com falta de comprometimento são os grandes responsáveis pelos problemas.”

De fato, em diversos momentos, alguns problemas ocorrem devido à falta de competência técnica de determinados profissionais.

Por outro lado, na maioria dos casos, os profissionais não conseguem entregar serviços com qualidade e eficiência, porque todo o sistema interno contribui para isso.

Se o escritório não possui processos claros, não possui divisão de tarefas bem definidas, as pessoas não são treinadas para desempenhar suas funções e não existe planejamento estratégico, toda a estrutura do escritório está gerando conflitos internos, erros e ineficiência.

A solução para esses problemas não está na responsabilização individual de profissionais pelos erros cometidos. Mas sim, em uma análise sistêmica de toda a organização.

Análise sistêmica de um Escritório de Advocacia

gestão de escritórios de advocacia

Nesse ponto, é possível ter clareza de que um escritório de advocacia é uma organização, assim como qualquer outro tipo de empresa.

Para identificar os gargalos de um escritório e conseguir crescer com eficiência, é preciso analisar todos os pilares que fazem parte desse sistema, interdependente e interconectado: equipe, cultura e processos.

Equipe

A equipe é o aspecto central da organização. Afinal, grandes empresas são feitas por grandes pessoas.

No caso das grandes empresas bem sucedidas, geralmente suas equipes são multifuncionais, auto-suficientes, empoderadas e focadas em resolver problemas.

Isso significa que, desde o estagiário ao sócio, todos são estimulados a dar suas opiniões e a serem criativos para buscarem soluções.

Escrevemos um Artigo que trata exatamente dessa questão: “Organizações Ágeis: Por que o advogado recém formado é fundamental para inovação em um escritório de advocacia?”

Na prática, os maiores gargalos, que diminuem a eficiência das equipes dos escritórios, são os seguintes:

  • Falta de definição de funções individuais
  • A estrutura organizacional é muito hierárquica, o ambiente é de muita pressão e as pessoas que cometem algum erro são punidas
  • A liderança é ausente, não dá feedbacks de forma adequada e lidera com base no poder do cargo que ocupa, ao invés de liderar pelo exemplo
  • Falta de colaboração
  • Falta de orientação e de capacitação para a equipe jurídica

Cultura

As culturas mais bem sucedidas geralmente dão permissão para que as pessoas falhem e não são focadas em “estrelas”.

Essas equipes utilizam do poder da inteligência coletiva, buscando sempre um entendimento compartilhado.

Para desenvolver uma “cultura forte” é preciso vivenciar todos os valores da organização no dia a dia. De nada adianta que o escritório tenha escrito um documento em seu site com a sua Visão, Missão e Valores, se na prática nada disso é vivenciado internamente.

Dessa forma, conseguem diminuir o número de erros, problemas e desperdícios.

Os maiores problemas que podem surgir nesse sistema são:

  • Falta de planejamento estratégico
  • Falta de alinhamento sobre a cultura organizacional
  • Cultura que valoriza alguns poucos indivíduos talentosos em detrimento do coletivo
  • Cultura hierárquica em extremo

Processos

As empresas com processos bem definidos possuem todas as jornadas que acontecem no dia a dia bem mapeadas.

Sabem dizer com precisão qual a jornada do cliente e quais as tarefas que precisam ser executadas.

A todo momento esses processos são analisados e aprimorados pela equipe.

Os maiores problemas que podem surgir nesse sistema são:

  • Processos definidos mas não executados pela equipe
  • Processos definidos de “cima para baixo”
  • Processos não definidos

Para entender melhor sobre a definição de processos internos e como a inovação pode te ajudar, leia o nosso post Inovação Jurídica: Controle de Processos e Controle de Prazos.

Em quais desses sistemas está a inovação e a tecnologia?

A inovação e a tecnologia estarão presentes ou ausentes na rotina do escritório, de acordo com o desenvolvimento desses sistemas de organização.

Um escritório, que possui processos mal definidos, falta de divisão de tarefas e um desalinhamento sobre a identidade organizacional, pode até buscar soluções tecnológicas pontuais, mas dificilmente conseguirá ser realmente inovador.

A inovação e a tecnologia só se tornam um diferencial competitivo quando presentes nos processos internos, quando as pessoas possuem liberdade para inovar e são estimuladas para isso e quando toda a cultura organizacional valoriza a inovação e a tecnologia.

É preciso inovar, antes de buscar tecnologia.

E a inovação começa na base.

A inovação começa na busca de inovação dentro dos processos internos, na valorização das pessoas e no desenvolvimento da cultura interna.

Pouco adianta que os escritórios busquem Lawtechs e Legaltechs, ou outras soluções tecnológicas, se ainda não possuem uma cultura realmente inovadora.

Se você quer levar inovação para o dia a dia do seu escritório, confira também esse artigo sobre direito, tecnologia e inovação.