Já pensou em utilizar ferramentas de produtividade para advogados que não são jurídicas? Com o auxílio da tecnologia, é possível otimizar ainda mais o seu trabalho no direito. Confira!

Ferramentas de produtividade são importantes para advogados porque ajudam a otimizar o tempo e aumentar a eficiência no trabalho diário. Algumas delas incluem gerenciadores de tarefas, softwares de gerenciamento de projetos e aplicativos de organização de tempo. 

Essas ferramentas de produtividade para advogados permitem o planejamento, a execução e o rastreio de suas tarefas de forma mais eficiente. Além disso, ajudam a priorizar as atividades mais importantes e garantir que prazos sejam cumpridos. 

Ademais, as ferramentas de produtividade podem ser usadas para gerenciar informações sensíveis e confidenciais. Isso ajuda a manter a segurança dos dados e a preservar a confidencialidade dos clientes. 

Em resumo, ferramentas de produtividade para advogados são fundamentais para ajudar os escritórios a melhorarem sua produtividade, eficiência e segurança no trabalho. Vamos conhecer alguma delas?

1. Notion: gestão e organização da informação 

Dentre as ferramentas de produtividade para advogados, o Notion é uma plataforma para organização de informações.

De forma mais ampla, o Notion é uma ferramenta muito completa porque você consegue concentrar anotações em blocos de notas, tabelas, listas e arquivos. Ainda, você pode fazer com que suas páginas linkem para outras ferramentas como o Google Drive e o Dropbox, por exemplo. 

Essa ferramenta auxilia muito na gestão de informação dos times. Isso porque ela te permite criar várias pastas e organizar a informação de uma forma bem visual e dinâmica.

Ainda, é possível convidar pessoas via e-mail para acessar arquivos públicos específicos, que serão personalizados com imagens, colunas e textos. Então, essas funcionalidades acabam fazendo o Notion parecer um site para quem é convidado a acessá-lo.

Todas essas atribuições são úteis, por exemplo: 

• para fins de criação de processos seletivos;
• para armazenar arquivos de treinamento de novos colaboradores;
• para criação de respostas automáticas para perguntas frequentes;
• para mostrar ao seu cliente em que andamento está o processo dele, sem a necessidade de ele entrar em contato direto com o seu escritório.

Atualmente, o Notion também conta com uma integração com inteligência artificial, útil, por exemplo, para a criação de textos em pouco tempo.

O notion tem a versão gratuita, que dá para usar bastante. Mas, para o escritório, recomendamos pagar a versão corporativa que conta com mais funcionalidades. Essa versão tem diferentes valores para pagamento mensal e anual. Os preços giram em torno de 11 a 16 dólares por usuário.

2. Slack: centralização da comunicação 

Outra das ferramentas de produtividade para advogados é o Slack, uma plataforma para organização de informações, de forma mais usual.

É possível criar grupos dentro do Slack para assuntos específicos entre as equipes do escritório ou para clientes, concentrando essas conversas. 

Além disso, é possível fazer chamadas de áudio chamadas e de vídeo. A ferramenta possui uma funcionalidade chamada Círculo, na qual você entra ali naquele grupo para falar sobre uma pauta e consegue conversar só com áudio, ou áudio e vídeo, compartilhando a tela. 

Isso também faz com que outras pessoas que também estão no Slack vejam que outras pessoas estão em reunião. Ainda, dá para criar canais privados – por exemplo, para assuntos mais sensíveis –, como se fosse um chat privado.

A funcionalidade da agenda de compromissos também está presente no Slack. Além disso, você pode configurar os horários que você quer receber notificações, de modo a silenciar a ferramenta em horários personalizados. Ainda, você pode programar mensagens para serem enviadas em horários específicos.

A diferença do Slack por exemplo com o WhatsApp é a organização. No WhatsApp você vai conversar com muitas pessoas e ali você tem um acesso a informação difícil, já que uma pessoa fala em cima da outra. 

Já no Slack, você consegue direcionar melhor a comunicação e criar um ambiente mais institucional. Dessa forma, você tem acesso aos grupos de discussões que não te envolvem, mas não necessariamente precisa acessá-los. 

Ou, ainda, pode responder uma pessoa na própria mensagem dela, para que todos vejam, e sem criar uma cascata de mensagens na conversa.

Existe a versão gratuita, que limita histórico de conversas, por exemplo; e a versão paga, na qual o custo por usuário gira em torno de 8 dólares mensais e vale mais a pena.

3. Google Drive: armazenamento e compartilhamento de arquivos

O Google Drive é o terceiro na lista de ferramentas de produtividade para advogados. Trata-se de um sistema de armazenamento em nuvem disponível para todas as contas Google, mas que, por incrível que pareça, não é conhecido por muitos advogados. 

Por meio dessa ferramenta, você consegue criar pastas para armazenar e redigir, por exemplo, arquivos de texto, tabelas e planilhas. O mais interessante é que você pode compartilhar os arquivos com outros usuários, delimitando qual tipo de acesso elas terão a cada um.

Existe a possibilidade de configurar o Drive para gerir determinados arquivos sem a internet, de modo que eles sejam salvos quando a conexão for estabelecida. Porém, o recomendado é usar com a internet conectada, para que as suas alterações sejam salvas automaticamente.

Ademais, ele oferece um registro no histórico de modificações em cada arquivo, garantindo transparência na informação. E, ainda, proporciona segurança nos seus arquivos contra possíveis problemas causados nos computadores, ou em caso de furtos, por exemplo.

A versão gratuita oferece um determinado espaço na nuvem, que pode ser ampliado nas versões pagas.

4. Chat GPT: inteligência artificial generativa

O Chat GPT funciona como uma assistente virtual com inteligência artificial aprimorada, capaz de otimizar os processos no seu dia a dia. Por meio do chat, você conversa com um robô que entrega as suas solicitações.

Então, caso você precise redigir peças, contratos ou textos, é possível solicitar ao Chat GPT e ele entregará um conteúdo mais específico do que as buscas que você faz no Google, por exemplo.

Essa tecnologia funciona bem como uma das ferramentas de produtividade para advogados e é uma das que mais avançam em termos de tecnologia, sendo aprimorada dia após dia. Nesse panorama, uma loja de aplicativos para usar no Chat GPT é uma aposta da empresa criadora, assim como existe o App Store e a Google Play.

Contudo, ainda é necessário que você verifique as entregas e traga mais humanidade ao seu serviço prestado. Nesse sentido, é dar novas informações à IA para aperfeiçoar os textos e conferi-los. Nem sempre o trabalho estará 100% pronto, mas você não precisará iniciá-lo do zero.

Existe a versão gratuita, limitada em relação aos recursos, e as versões pagas, que variam de acordo com a velocidade e a precisão das pesquisas feitas pelo robô. Em média, o custo mensal de uma versão paga regular é de US$ 20 mensais.

5. Google Agenda: organização e gestão do tempo

Seguindo a lista de ferramentas de produtividade para advogados, o Google Agenda tem a função de marcar os compromissos em uma agenda virtual. Ela permite bloquear os nossos horários visivelmente para as pessoas que fazem parte da organização. Assim, todo mundo vê qual reunião você está e consegue entender a que você está dedicando o seu tempo naquele momento e evita interrupções.

Além disso, as pessoas que fazem parte de uma mesma organização conseguem enxergar a sua disponibilidade para estar ou não em reuniões internas com elas. Isso faz bastante sentido por economizar bastante tempo de convites para reunião que você tem que responder “não posso”. Desse modo, cria-se uma cultura de convidar para reuniões por meio do envio de um link na Agenda.

É possível, também, integrá-la a outras ferramentas de agenda, que você pode passar tanto para sua equipe, quanto para clientes. Ou, de criar agendas de times, nas quais um mesmo compromisso é compartilhado com mais de uma pessoa.

Algumas sugestões: 

• ter blocos para responder dúvidas de clientes atuais, com delimitação de horários para organizar mais o seu dia, destinando-os ao atendimento;
• marcar determinados tipos de eventos com cores diferentes, porque isso ajuda muito a entender com o que que você tá gastando o tempo ao fazer análises no final do mês – por exemplo, se todas as audiências eu deixo em amarelo, depois eu consigo ver o tempo que eu gasto naquelas audiências;

A versão gratuita funciona bem, mas se você quiser mais horários para usar e links para compartilhar, por exemplo, existe a versão paga por volta de US$10 mensais.

6. WhatsApp Business e Letalk: atendimento facilitado ao cliente

O WhatsApp Business funciona muito com uma ferramenta de automação chamada Letalk. 

O WhatsApp Business é importante para os escritórios justamente porque tem várias possibilidades que o WhatsApp tradicional não tem. 

Uma das mais interessantes é a possibilidade de criar mensagens automáticas de ausência quando você não está online. Assim, é disparado uma mensagem criada previamente, falando de horário de atendimento e pontos nesse sentido. Isso ajuda muito a acertar essa expectativa com o cliente.

Ainda, com essa ferramenta, você consegue colocar o horário de funcionamento na descrição, bem como o site do escritório, o endereço, mapa de como chegar e criar produtos ali dentro para serem comercializados. 

Há também as mensagens salvas, muito utilizadas para economizar tempo. Desse modo, você só coloca lá o atalho para achar aquela mensagem para que ela seja transcrita imediatamente.

Ademais, várias pessoas podem se conectar ao mesmo tempo ao WhatsApp Business, o que faz com que você consiga ter mais de um atendente na mesma conta, caso precise.

Nesse panorama, o Letalk é uma ferramenta de automação na qual você consegue colocar dezenas – talvez até centenas – de pessoas para atender o mesmo número de WhatsApp. Você conecta o seu contato do WhatsApp na ferramenta e consegue gerenciar filas e dividir funções de atendimento.

É possível mensurar quem e quantas pessoas estão enviando mensagem no WhatsApp por dia, como estão as taxas de resposta e taxa de encerramento de atendimento, como está a distribuição de tarefas, se todo mundo está conseguindo responder os seus clientes de uma forma legal. 

Tudo isso é interessante porque você passa a trabalhar com métricas e desenvolver padrões de atendimento mais bem definidos.

Além do mais, você consegue fazer envios de mensagens em massa no WhatsApp, ao colocar uma lista de contatos dos clientes, quando necessário, para enviar mensagens em datas comemorativas. 

Você também consegue criar um bote de atendimento para filtrar as suas demandas e, em seguida, passá-las para uma pessoa adequada para dar continuidade. Posteriormente, caso precisem acessar o histórico de algum cliente específico, será possível encontrar com mais facilidade.

O WhatsApp Business é gratuito, já o Letalk é pago e custa por volta de R$ 300 por mês. 

7. Freelaw: contratação de advogados por assinatura

Finalizando a lista de ferramentas de produtividade para advogados, a Freelaw possibilita a contratação de advogados por meio de uma assinatura mensal, na qual você consegue contratar serviços ao longo do mês, à medida em que você precisar.

O objetivo dessa ferramenta é justamente ajudar o seu escritório a ter mais eficiência na elaboração de serviços jurídicos e fazer com que sua equipe interna se dedique a outras questões, de modo a oferecer uma melhor experiência para o cliente. 

Assim, pelo catálogo da Freelaw, você consegue direcionar demandas para diferentes advogados. E isso é interessante porque às vezes você tem demandas de diferentes áreas e especialidades, sem ter que passar pela dor de cabeça de gestão.

A plataforma da Freelaw é um mix de empresas que une RH e de logística, porque, nela, você define seu estilo de escrita e envia suas petições que serão elaboradas por advogados especializados.

Após receber sua petição pronta, você faz a avaliação do serviço. Sempre você avalia um profissional com uma nota boa, ele fica salvo no banco de dados e você pode recontratá-lo no futuro, para dar andamento aos próximos casos que você delegar na plataforma. E, quando você não gosta do estilo de um profissional ou do serviço entregue por ele, você tem duas opções: pedir a revisão da petição para esse profissional ou solicitar a troca daquela pessoa e a busca por outra, sem custo adicional.

Ou seja, em caso de não gostar do trabalho de alguém, o prejuízo não é seu, ele fica com a Freelaw. Assim, o retrabalho é organizado de maneira que o seu serviço seja entregue no melhor tempo possível. Além disso, todos os profissionais são pagos até que seja formada uma equipe adequada ao contratante.

Com a sua equipe formada, a chance de haver erros começa a reduzir e a previsibilidade nas entregas aumenta. Apesar de representar um custo de tempo – porque delegar não é fácil e alinhar as expectativas é desafiador –, a médio prazo – cerca de três meses – você já terá o seu processo de delegação funcionando com muita eficiência, mas, antes mesmo desse período de tempo, você já consegue ver os benefícios da delegação na sua rotina e a possibilidade de expandir seu escritório sem necessariamente ter que contratar pessoas de forma interna.

Os planos são a partir de 30 serviços por mês, podendo o contratante optar por uma quantidade de serviços de acordo com a sua necessidade.

A Freelaw é muito transparente em tudo que entrega na plataforma e, por trás da plataforma, existem pessoas, por exemplo, como gestores de contas dedicados para você testar no espaço mais curto de tempo a assertividade da seleção dos profissionais.

Por meio deste link, você pode fazer o cadastro gratuito na plataforma para conhecer a dinâmica para reduzir preocupações e conseguir ter uma rotina mais tranquila na advocacia.

Conclusão: vale a pena apostar em ferramentas de produtividade para advogados?

As ferramentas de produtividade para advogados podem economizar seu tempo e o seu dinheiro. Isso porque elas vão te fazer muitas vezes repensar a necessidade de eventualmente contratar alguém para determinada função. 

Às vezes, a eficiência que você quer não está necessariamente em contratar alguém para o seu escritório, mas em pensar em formas criativas e tecnológicas sobre como resolver aquele problema. Porque mais pessoas quer dizer maiores complexidades, mais problemas de relacionamento. 

Claro que as ferramentas de produtividade para advogados não substituem pessoas e isso sempre precisa ser ponderado, pois nem sempre uma ferramenta vai resolver todas as suas demandas. Contudo, é bom pensar em como podemos ser eficientes e gastar o mínimo possível para resolver o problema da melhor forma.

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Este conteúdo foi extraído de do episódio homônimo do podcast Lawyer to Lawyer, que pode ser acessado nos seus players de áudio, clicando aqui, ou visto no canal da Freelaw no YouTube, clicando aqui. Acesse e veja diversos outros conteúdos que vão te ajudar a melhorar a produtividade do seu time!