Há poucos anos, quando falávamos do cotidiano da advocacia, pensávamos em uma rotina de diligências e de processos físicos. Porém, com o advento da globalização, a prática de direito e a inserção da tecnologia no âmbito jurídico aos poucos substituíram essa imagem.

Assim, falar sobre advocacia hoje, também é falar da atuação dos advogados de forma ampla, ágil e cômoda. Porém, as tecnologias também trouxeram alguns desafios, que vamos explorar no decorrer deste conteúdo.

Por isso, se você deseja aprofundar o seu conhecimento sobre a advocacia virtual e descobrir ferramentas que promovam o crescimento da sua marca digital, fique conosco até o fim do artigo. Você vai conferir:

O que é o escritório de advocacia virtual ?

Com o surgimento da advocacia 4.0, a forma de exercer a atividade jurídica se une à área da tecnologia, buscando celeridade processual e redução de custos.  Com isso, popularizou-se a viabilização do escritório de advocacia virtual.

Assim, os escritórios de advocacia virtuais são os escritórios que buscam exercer suas funções de forma remota, visando alcançar principalmente a possibilidade de prospecção de clientes, o aumento de lucros e a comodidade.

Todavia, com a conjuntura atual observa-se cada vez mais a necessidade de aplicação desse modelo, tanto para advogados iniciantes, quanto para advogados consolidados. Com a pandemia da Covid-19, percebeu-se, na prática, essa realidade, com o aumento da adoção do modelo de home office.

Pensando nisso, nós da Freelaw, vamos te mostrar como se adequar à realidade de um escritório virtual. 

Um escritório de advocacia virtual precisa ter uma sede física?

Os escritórios de advocacia virtuais são aqueles que realizam a prática jurídica por meios virtuais. Por conseguinte, é possível realizar a atividade laboral por meio de parcerias jurídicas, via home office e também recorrendo aos advogados freelancers. 

Nesse cenário, para a realização da advocacia, não é necessário a existência de uma sede física. Todavia, a existência do escritório virtual não significa extinção da sede física.

A ideia do escritório virtual é principalmente trazer potenciais clientes, não de restringir a atividade jurídica. Assim, em alguns casos, o uso da sede física pode trazer ainda algumas vantagens, sendo essa uma ponderação que deve ser feita por aqueles que aplicam o  modelo de advocacia 4.0.

Sabendo disso, a Freelaw desenvolveu um podcast tratando dessa e outras questões fundamentais, para aqueles que desejam dar o pontapé inicial na advocacia virtual. Ouça o episódio abaixo, para conhecer a experiência dos advogados Pablo Mourente e Rogério David, que realizam a prática da advocacia virtual há mais de 10 anos.

Como funciona o atendimento aos clientes do escritório?

Os escritórios de advocacia que atuam nessa modalidade, por sua própria natureza laboral, possuem suas atividades realizadas no ambiente virtual. Logo, o atendimento aos clientes ocorre majoritariamente por meio de encontros online, em plataformas como o Zoom, Google Meet, Skype e e-mail, por exemplo.

Por outro lado, em algumas situações, pela prática da advocacia ser extremamente tradicionalista, é normal alguns clientes preferirem o atendimento presencial. Tendo isso em vista, alguns escritórios realizam atendimentos em espaços físicos, em salas de reuniões, em escritórios compartilhados da OAB, ou em salas de reuniões com parceiros, a depender da demanda e da disponibilidade.

Desse modo, é imprescindível que os escritórios virtuais possuam uma gestão adequada de seus atendimentos aos clientes e gestão de tarefas internas. 

Como funciona a divisão de tarefas entre os advogados?

Na prática da advocacia, exige-se dos advogados a realização de atividades que obedecem a prazos internos e externos. Para os advogados online, a situação não é diferente e também se exige gestão eficiente no cumprimento das tarefas.

Porém, nesse modelo, permite-se a divisão de tarefas de forma mais dinâmica. Isso garante uma divisão de afazeres entre novas formas de atuação no mercado, como advocacia home office, a advocacia freelancer, e a celebração de parcerias jurídicas. Entenda um pouco mais sobre cada uma dessas modalidades a seguir:

• Advocacia home office: a prática da advocacia virtual, requer muita organização, porque exige dos advogados um maior planejamento em suas  atividades profissionais,  para conciliar vida profissional e pessoal . Apesar disso, esse modelo pode ser uma opção interessante para aqueles que procuram uma maior comodidade, e melhor aproveitamento do seu tempo. 
• Advocacia freelancer: uma alternativa viável, em demandas de áreas que não são foco de sua atuação. A utilização de serviço de advogado especializado nesta modalidade é uma opção viável para reduzir os custos, mas manter a qualidade do serviço prestado aos clientes.
• Parcerias jurídicas: cooperação entre advogados e/ou escritórios de advocacia, contribuindo para a segurança na execução de tarefas, ao compartilhar esforços e serviços. Dessa forma, reduz-se o tempo para o alcance de um objetivo comum, sem aumentar os custos de contratação de novos profissionais. 

Quais ferramentas são essenciais para a gestão de um escritório online? 

O conhecimento jurídico é essencial para a prática da advocacia, contudo, somente isso não é suficiente para garantir o crescimento de um escritório. Em um escritório online, a lógica é a mesma, dessa forma, precisa-se de um bom domínio de gestão, para alcançar um serviço com qualidade e agilidade.

Antes de falar sobre ferramentas de gestão essenciais para um escritório online, deve-se destacar a construção de um bom marketing jurídico, como forma de garantir seu lugar de destaque no mercado e de conquistar potenciais clientes.

Se você deseja se aprofundar em como investir em marketing jurídico e obter retornos ao seu escritório, confira o artigo “Advogado Online: o que você deve saber sobre o trabalho jurídico remoto”, que apresenta dicas importantes de marketing para advogados, por meio da internet.

Superando essa questão, pensamos em algumas ferramentas práticas para te auxiliar na prática da gestão. 

Ferramentas de gestão de tarefas 

A gestão das tarefas em um escritório de advocacia online deve ter como base a quantidade de tarefas, a disponibilidade de tempo e a funcionalidade.

Por isso, nós da Freelaw, iremos te apresentar alguns métodos e ferramentas que irão te auxiliar a aumentar a sua produtividade e evitar a sobrecarga de trabalho. De forma resumida, para garantir uma gestão de tarefas de forma prática e ágil, destaca-se o SCRUM e a KANBAN.  

O SCRUM é um método que tem como objetivo a organização do progresso de tarefas em períodos curtos, sendo uma forma rápida e eficaz de planejar, de executar, de consertar e de validar um objetivo. Esse método pode ser adequado ao ambiente virtual, com a utilização do Asana, do Trello e do Excel.

O KANBAN é um método que consiste na aplicação de uma divisão em três partes de tarefas: a fazer, fazendo e feitas. Um benefício da aplicação da KANBAN é a possibilidade de uso simultâneo com o SCRUM, por exemplo.

Para explorar ainda mais esse assunto, confira o episódio “Gestão de escritórios de advocacia: equipe, cultura e processos”, que irá te ajudar a aplicar essas ferramentas e também te apresentará outras opções. 

Além disso, também existem ferramentas que auxiliam diretamente na produção de conteúdo jurídico. Em um contexto no qual existe um excesso de demandas solicitadas a um escritório, as petições online também são viáveis. 

Ferramentas para contratação de advogados sobre demanda

A contratação de advogados sob demanda é uma ferramenta usada regularmente por escritórios virtuais. Devido a contratação geralmente implicar em aumento de custos fixos, a contratação sob demanda é uma solução rápida e eficaz para os escritórios que buscam agilidade e eficiência.

Por outro lado, nesse cenário, você pode se perguntar como selecionar o advogado mais adequado e como comprovar a sua competência?

Esses problemas podem ser facilmente sanados com o uso de um intermediador. Nesse contexto, as instituições parceiras são uma boa opção para garantir benefícios para ambas as partes. A equipe Freelaw trabalha diretamente nessas ações, sendo responsável por conectar advogados, gerenciando a execução da demanda e auxiliando na resolução de possíveis problemas. Além disso, a Freelaw atua por todo o país, com advogados com diversos níveis de experiência.

Entenda mais, sobre a contratação de advogados sobre demanda, com o vídeo explicativo abaixo:

Ferramentas para atendimento aos clientes 

Os escritórios de advocacia virtuais surgem no contexto da advocacia 4.0, como consequência do desejo de aumentar o público-alvo e de traduzir a linguagem jurídica para o cotidiano das pessoas. Assim, o escritório virtual busca aproximar os clientes da prática da advocacia, desmistificando os modelos tradicionais de advocacia tradicional.

Visando alcançar esse objetivo, algumas ferramentas são essenciais para o atendimento aos clientes. Logo, é importante investir em um equipamento que proporcione, uma boa conexão de internet, uma boa transmissão de vídeo e de áudio.

Além disso, também é útil investir em plataformas que permitam uma conexão segura, em salas privadas de bate papo, como o Zoom, o Google Meet e o Discord. 

De um escritório tradicional para um escritório virtual, o que fazer? 

Já deu para perceber os benefícios de um escritório de advocacia digital e quais as ferramentas para a gestão de um escritório online, né? Mas como realizar a transição de um escritório físico para virtual? Além disso, como gerenciar um escritório e uma equipe jurídica virtual?

Lidar com a otimização e com a gestão de um escritório virtual é algo de extrema necessidade no contexto atual da globalização. Assim, somente uma metodologia adequada será capaz de gerenciar com naturalidade essa transição. Pensando nisso, atenção na leitura dos tópicos a seguir.

Defina uma estratégia de posicionamento

Um equívoco anteriormente cometido por muitos advogados era se satisfazer com uma parcela fixa de clientes. Mas, com o mercado advocatício cada vez mais competitivo e integrado às plataformas digitais, essa realidade já não é mais a única possível.

As inovações e tecnologias trouxeram para o universo jurídico a necessidade de demonstrar para os clientes um diferencial profissional. Assim, verifica-se a necessidade de construir um posicionamento estratégico que seja capaz de sinalizar para o cliente a identidade do escritório.

Para isso, os escritórios tradicionais devem construir uma estratégia de marketing jurídico que os destaquem no mercado e atendam os clientes dentro das suas necessidades.Mas, fique atento! Apenas uma boa estratégia de marketing jurídico não é suficiente. Para você se destacar, o mercado virtual também vai demandar qualidade do produto jurídico. Assim, também é necessário buscar meios adequados a otimização e agilidade de sua gestão.

Entenda que você não precisa ser 100% digital: utilize a tecnologia na medida adequada para sua realidade 

A inclusão digital na realidade deve ser apenas uma parte da administração de um negócio jurídico. Dessa maneira, a aplicação do modelo digital deve ser proporcional à necessidade de cada escritório.

Obviamente, a tecnologia deve ser utilizada como um meio de aproximação entre o cliente e advogado. Mas para garantir o sucesso, nesse cenário, é necessário que seja feito uma análise de marketing e de gestão do seu escritório. Deve-se, então, considerar a prospecção de clientes com a tecnologia, mas também a manutenção dos clientes mais antigos e a adequação nas plataformas digitais dos produtos produzidos pelo seu escritório.

A partir desse momento, será possível realizar uma gestão virtual adequada do seu negócio, aumentando o seu reconhecimento na área em que você já é consolidado. 

Trabalhe novos canais de conquista de clientes por meio de Inbound marketing

Muitos advogados, se limitam na forma de prospectar clientes com medo das inúmeras restrições feitas pela OAB. Todavia, hoje é possível conquistar clientes sem contrariar o Código de Ética da OAB, conquistando bons resultados por meio da aplicação de inbound marketing na prática da advocacia.

Na advocacia 4.0, o inbound marketing, ou marketing de atração, surge como uma forma de atrair clientes por meio das redes sociais, com a criação de conteúdos relevantes. Basicamente, podem ser ofertados softwares, webinars, e-books, artigos, lives…

No mundo jurídico, a sua prática é responsável por aumentar a visibilidade e a representação do seu escritório, principalmente para atrair potenciais clientes e parcerias jurídicas. Como resultado, existe uma aproximação entre os clientes e o escritório.

Realize uma gestão adequada de sua equipe jurídica remota 

Independentemente do tamanho do escritório, gerenciar uma equipe jurídica remota é essencial para o funcionamento adequado. Apesar de muitos escritórios remotos adotarem um sistema de trabalho que fornece aos profissionais uma maior flexibilização laboral, sem uma gestão adequada não é possível enxergar esse benefício, nem ao menos construir um produto jurídico satisfatório.

Lidar então com a gestão de uma equipe jurídica remota exige organização. Por isso, muitos profissionais adotam plataformas de gerenciamento de atividades, plataformas de pagamento e de recebimento e softwares jurídicos que se adequam a sua prática advocatícia.

Se quiser saber sobre essas ferramentas com exemplificações, assista à live que discutimos exclusivamente este tema:

Conheça outros cases de cases de advogados 

Na prática, ainda podem existir muitos receios em transformar um escritório tradicional em um escritório tecnológico. Tendo isso em vista, recomendamos o episódio da Freelaw com Sheila Shimada, que compartilha suas experiências sobre o assunto:

Um spoiler inofensivo: ela irá falar sobre as mudanças necessárias para um escritório virtual; como manter a equipe motivada e engajada; e como encontrar quais tecnologias são ideais para o seu escritório. Confira:

Mas, atente-se que existem algumas tecnologias que podem ser aplicadas em todas as áreas da advocacia, ferramentas que aumentam a produtividade da equipe jurídica remota e que mantêm a qualidade do trabalho desenvolvido no escritório.

Para te auxiliar ainda mais a otimizar o seu tempo, receba em seu e-mail o mapa de conteúdos: “Cumpra seus prazos com mais eficiência”. Temos certeza que ele vai ser muito útil para a sua rotina!

Se você chegou até o final deste conteúdo, parabéns! Temos a certeza de que a prática destas informações vai garantir o seu destaque no mercado jurídico. Ainda tem alguma dúvida? Conte para nós nos comentários!