A utilização de uma assinatura digital de documentos jurídicos , como sabemos, já é uma realidade no mercado! Então, torna-se imprescindível que essa ferramenta passe a fazer parte do seu ambiente de trabalho, seja ele um escritório ou um departamento jurídico.
A assinatura jurídica digital é um meio de certificar a autenticidade dos documentos e do conhecimento do advogado sobre eles. A utilização dessa ferramenta torna a etapa mais prática, rápida e mais segura, trazendo à tona os chamados “contratos inteligentes”, que são contratos digitais firmados através da tecnologia blockchain.
Por que trabalhar com assinatura digital de documentos jurídicos?
De início, é importante destacarmos que os documentos digitais são bastante comuns, não somente no universo jurídico, mas também na administração e na contabilidade, por exemplo. Atualmente, até mesmo os autos dos processos são encontrados de forma eletrônica.
Como dito no início deste artigo, a assinatura digital atesta a autenticidade e reconhecimento do advogado quanto ao documento. Esse processo ocorre via criptografia, que nada mais é que a codificação de dados e por ser uma ferramenta que utiliza uma numerologia específica, extremamente segura, dificultando que ocorra fraudes, por exemplo.
Por fim, por que trabalhar com assinatura digital de documentos jurídicos? O primeiro ponto se desdobra justamente no sonho da maioria dos escritórios e dos departamentos jurídicos: a redução da burocracia.
Por se tratar da época do direito 4.0, a maioria dos documentos são enviados por e-mail, portanto, chegam para os advogados de maneira eletrônica. Então, ao invés de todo o processo de imprimir o documento, assiná-lo, digitalizá-lo e o encaminhar novamente, haverá apenas a fase do advogado aplicar nele a sua assinatura digital e o encaminhar.
Sendo assim, já podemos listar alguns pontos que irão beneficiar seu escritório quando começar a fazer o uso das assinaturas digitais:
- Produtividade, pois seu advogado terá mais tempo para executar outras tarefas. Sabemos que os escritórios e os departamentos jurídicos não possuem somente uma demanda, mas várias e tornar essas etapas mais rápidas é um fator importante;
- Facilidade, pois é possível fazer o uso da assinatura digital para enviar documentos de qualquer lugar, a qualquer hora;
- Segurança, não são raros os casos de assinaturas reais serem falsificadas, logo, com a assinatura digital, essa possibilidade é quase nula, justamente pelo uso da criptografia.
Existem desvantagens na assinatura digital de documentos jurídicos?
Sobre a assinatura digital de documentos jurídicos, não há o que se falar em desvantagens, mas sim em cuidados que devem ser tomados. Como em todas as esferas advocatícias, é necessária a prevenção, para que determinado auxílio não venha a se tornar um problema. Desse modo, listamos dois cuidados essenciais para quem aderir a esse modelo inovador:
- Crie senhas fortes para que ninguém, além de você, tenha a possibilidade de utilizar e aplicar a sua assinatura digital. Lembre-se, é a sua assinatura e o seu certificado, portanto, é um documento pessoal e não compartilhável;
- Não se esqueça que, diferente da assinatura real, a digital possui validade e, depois de expirada, não poderá mais ser usada para assinar os documentos.
De maneira adversa aos contratos inteligentes, a assinatura digital de documentos jurídicos já possui validade e necessidade de seguir as regras previstas legalmente. Além disso, já é amplamente utilizada por escritórios, por advogados autônomos e por departamentos jurídicos no Brasil.
Qual assinatura digital tem validade jurídica?
O primeiro passo para criar a assinatura digital é adquirir o certificado digital. As duas principais opções para advogados são feitas por meio do Jurídico da Serasa ou pelo Certificado jurídico OAB.
Mas, afinal, de que se trata esse certificado e para que ele serve? Basicamente, possui a função de comprovar a sua identidade, o que traz mais segurança, pois impede que outra pessoa se passe por você. De maneira simplificada, podemos dizer que o certificado digital é o seu RG virtual, inclusive, somente pode ser expedido por órgãos competentes e reconhecidos pela ICP-Br.
Após a Lei nº 14.063/2020, passaram a ter validade três assinaturas digitais. São elasa:
- A assinatura eletrônica simples
Esse modelo permite identificar a pessoa que assinou o documento, garantindo a autenticidade, associando certos dados a outros. Por não fazer o uso de criptografia para a autenticação, possui um nível baixo de segurança, mas é recomendado o uso nos processos de baixo risco. São aquelas assinaturas realizadas por token, por biometria e por confirmação via códigos enviados pelo e-mail ou pelo celular, nos quais a segurança jurídica somente é garantida se houver um acordo prévio entre as partes.
- A assinatura eletrônica avançada
Esta está associada às assinaturas de maneira unívoca, utilizando criptografia (o que possui mais segurança para quem a utiliza) aplicada ao documento. Possui um nível médio de segurança e é recomendada para processos com sigilo moderado, possuindo uma forte relação com os dados que são associados a ela, permitindo que se identifique qualquer alteração realizada de forma posterior.
- A assinatura eletrônica qualificada
Esses modelos possuem certificado validado pela ICP-Brasil e contam com alto nível de segurança. Seu uso é recomendado para processos externos, com alto grau de sigilo e proteção legal, de maneira adversa e a segurança desse modelo está regulamentada pela Lei nº 14.063/20.
Vale mencionar que todas possuem validade jurídica, porém com níveis de segurança diferentes.
Quais são os requisitos jurídicos de validade de um documento assinado digitalmente?
No Brasil, a Medida Provisória 2.200-2 regulamenta a validade jurídica dos documentos que são assinados de forma digital. Além disso, a Medida Provisória nº 983, de 17 de junho de 2020, passou a ser a Lei 14.063 de setembro de 2020, que regulamenta a utilização de assinaturas eletrônicas nas ações que versassem sobre saúde e na comunicação entre os entes públicos.
Dessa maneira, antes da lei mencionada, a assinatura eletrônica somente poderia ser validada por meio do certificado do ICP-Brasil. Após ela, as possibilidades ficam ampliadas, sendo válidas as três assinaturas já listadas aqui. Mesmo com essa abertura, é importante que o escritório ou o departamento jurídico preze pela segurança, fazendo o uso daquela que melhor se adeque ao propósito.
Algum documento jurídico não aceita assinatura digital?
Os documentos eletrônicos já fazem parte do dia a dia dos advogados, então, nada mais justo que a assinatura digital também faça. É indicado que a assinatura digital seja utilizada em documentos nos autos dos processos judiciais, nos termos, acordos e contratos no geral, ou seja, ela é bastante versátil.
A emissão dos certificados de autenticidade pelo ICP-Brasil substitui, inclusive, a necessidade do reconhecimento de firma. Assim, qualquer documento, contrato ou arquivo que seja assinado digitalmente e que siga os requisitos, será aceito como válido.
Como a assinatura digital de documentos pode otimizar o tempo de trabalho no meu escritório?
Muito se fala sobre o direito e a tecnologia, e nós acrescentamos: direito + tecnologia = otimização do tempo e do trabalho. A assinatura digital facilita e deixa as etapas mais céleres, afinal, com o tempo ganho entre digitalizar documentos e os encaminhar, seus advogados poderão sanar outras demandas.
Além disso, será muito mais fácil para quando seus advogados estiverem trabalhando de forma remota, pois, de qualquer lugar, a qualquer momento, o documento poderá ser assinado e encaminhado. Bem-vindo a um novo mundo, em que não é mais preciso passar horas assinando e digitalizando pilhas e mais pilhas de documentos!
7 ferramentas para assinatura digital de documentos jurídicos
Separamos sete ferramentas para a assinatura digital de documentos jurídicos para você. Confira:
- Zapsign
Por meio de um cadastro simples com uso das redes sociais, o Zapsing aposta em proporcionar a seu cliente um ambiente amigável e limpo. Passa uma sensação de organização, pois permite a criação de pastas e subpastas, se assemelhando com a caixa de entrada do e-mail.
- Autentique
O Autentique possibilita a assinatura digital de documentos diversos, graças ao API GraphQL. Possui personalização de e-mail e lembretes para demandas futuras. Além disso, permite adição de notas, como de vencimento de documentos, de prazo futuro e presente.
- Contraktor
Contraktor é uma plataforma de gestão de contratos e assinaturas digitais voltada para clientes com grandes volumes de contratos. A plataforma oferece desde a criação até a assinatura e gestão do contrato.
- Docusign
Docusign é uma plataforma que possui diversos produtos, dentre eles o certificado digital ICP Brasil. Está em conformidade com a Medida Provisória 2200/2001 e, também, com o Código Civil Brasileiro dentre outras resoluções que regulam a matéria.
- D4sign
A D4sign é especializada em assinatura eletrônica. Está em conformidade com a Medida Provisória 2200/2001. É possível assinar documentos com ou sem o Certificado Digital ICP – Brasil. Vale mencionar que essa ferramenta tem aplicativo para celular, além de criar templates para que o cliente os preencha.
- Clicksign
A Clicksign, especializada em assinatura eletrônica, encontra-se em conformidade com a Medida Provisória 2200/2001. Oferece um plano gratuito e os demais planos são cotados em reais.
- Adobe Sign
Por sua vez, o Adobe Sign é um dos produtos da Adobe, com plataforma especializada em gestão de assinaturas no mundo. Também está em conformidade com a Medida Provisória 2200/2001.
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